Ohne Abstimmung geht es nicht. Doch Meetings bedeuten nicht nur Zeit und Kosten, sie können auch Energie rauben. Wie lassen sich Besprechungen zielführend organisieren?
Ob virtuell oder in Präsenz: Meetings gehören zum Arbeitsalltag dazu. Allerdings empfinden Beteiligte sie schon mal als wenig zielführend. Hinzu kommt, dass ein Meeting die Zeit der Teilnehmenden bindet und auch Kosten bedeutet. Manche erachten die Zeit im Nachhinein als Verschwendung. Das kann für Stress sorgen und sich auf die Gesundheit auswirken. Die Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM) rät dazu, Häufigkeit und Ablauf von Besprechungen im Betrieb immer mal wieder zu hinterfragen und zu optimieren. Sie gibt Tipps, wie sich Meetings besser gestalten lassen.
- Hinterfragen Sie die Notwendigkeit des Meetings: Das richtet sich vor allem an die Organisatoren. Braucht es die Besprechung tatsächlich? Oder reicht für den Sachverhalt eventuell eine E-Mail? Statt einer Präsenzveranstaltung bietet sich gegebenenfalls ein kurzes Online-Meeting an.
- Definieren Sie ein Ziel für das Meeting: Im Vorfeld eines Meetings sollten Thema und Ziel der Besprechung klar sein. Allen Teilnehmenden sollte die Agenda bekannt sein. Relevante Vorab-Informationen erleichtern konstruktiven Austausch, ohne dass es zu Beginn eines Meetings weitreichende Erklärungen braucht.
- Sprechen Sie Einladungen gezielt aus: Bei gemeinsamen Entscheidungen sollten alle relevanten Personen eingeladen werden. Prüfen Sie jedoch kritisch, ob die Teilnehmerliste zu umfangreich ist. Schließlich bindet jedes Meeting die Arbeitszeit jedes Teilnehmers. Laden Sie nur Personen ein, die mit dem Thema zu tun beziehungsweise zum Thema etwas beizutragen haben.
- Planen Sie Aufbau und Struktur: Bei einer umfangreichen Tagesordnung kommt es auf einen pünktlichen Beginn, klare Moderation und gute Zeitplanung an. Achten Sie darauf, dass sich die Runde nicht an bestimmten Punkten verhakt und sich das Meeting in die Länge zieht.
- Dokumentieren Sie die Ergebnisse und verteilen Sie Aufgaben: Alle Teilnehmenden sollten am Ende ein Protokoll erhalten. Vermerken Sie darin auch etwaige konkrete Arbeitsaufträge und Verantwortlichkeiten. Ohne Protokoll geht Besprochenes im Arbeitsalltag schnell unter.
Quelle/Text: BG ETEM / Redaktion arbeitssicherheit.de (SL)
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