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Projekte sind immer zeitlich begrenzt

Soviel zur Systematik. In der Theorie des Projektmanagements gliedert sich dies ein wenig detaillierter. Zur Definition: Nach der DIN-Norm 69901 handelt es sich bei einem Projekt um ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Zum Beispiel durch Zielvorgaben, durch zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, durch Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und durch projektspezifische Organisation. Daniel Krones, Consultant bei der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner in Bruchsal (www.kraus-und-partner.de), bringt das prägnant auf den Punkt: „Jedes Projekt hat ein geregeltes Vorgehen. Es ist in sich geschlossen.“ Das bedeutet, es ist zeitlich begrenzt.

Das Projekt kann über wenige Wochen oder sogar über mehrere Jahre laufen. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern eine zeitliche Begrenzung. Für den Experten wäre es schon im Ansatz falsch, ein Projektteam mit einer dauerhaften Aufgabe zu betrauen. Projekte weisen sich zudem durch eine komplexe Fragestellung aus und bearbeiten einen neuartigen Sachverhalt.

In 6 Schritten zum Ziel

Jedes Projekt sollte ein bestimmtes Ziel verfolgen, das es bei seiner Planung festzulegen gilt. Marc Wehrenberg, Unternehmensberater in Hamburg (www.abasta.de), erklärt dazu: „Während der Realisierung ist es entscheidend, periodisch den Grad der Zielerreichung zu kontrollieren.“ Komplexe größere Projekte können in mehrere kleinere untergliedert werden. „Damit lassen sich die Fortschritte besser nachvollziehen und dies erleichtert die Ablaufkontrolle“, kommentiert Wehrenberg.

Zahlen, Puffer, Dokumente – die wichtigsten Erfolgsfaktoren

Damit sich ein solches Projekt perfekt entwickelt und Risiken minimiert werden, sind einige Grundregeln zu beachten. Projekte sollten nicht allein zum Zweck der Projektarbeit initiiert sein. Heißt: Es erscheint nur dann sinnvoll, in Projekten zu denken und zu arbeiten, wenn die Zusammenarbeit mehrerer Experten notwendig ist. Dies ist zum Beispiel bei sehr komplexen Aufgabenstellungen der Fall oder wenn sehr schnell eine Lösung für ein Problem gefunden werden muss. Denn oftmals kann ein Spezialist bestimmte Fragestellungen im Alleingang besser lösen als ein Team. Schließlich bindet ein Projekt immer Human Resources – und dies oftmals über einen langen Zeitraum.

Die Ziele des Projektes sollten so formuliert werden, dass das Ergebnis später in irgendeiner Form messbar ist. Zum Beispiel Reduktion der Arbeitsunfälle um 20 %. Pauschale Vorsagen wie etwa nur „weniger Arbeitsunfälle“ gilt es zu vermeiden.

Das Budget sollte sich in realistischen Größenordnungen bewegen. Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, in der verschiedene Szenarien und Resultate durchgespielt werden, ist Pflicht. Berater Krauß gibt zu bedenken: „Erste Erfolge sind relativ einfach und schnell zu erzielen.“ Wer seine Ziele jedoch sehr hoch ansetzt, muss überproportional mehr investieren. „Erfahrungsmäß lassen sich mit den ersten 100.000 € deutlich bessere Effekte erzielen als mit weiteren 100.000 €“, so Krauß.

Je komplexer und damit langwieriger ein Projekt angelegt ist, desto längere Zeitpuffer sollten eingeplant werden. Es passiert schnell, dass die Realisierung zeitlich aus dem Ruder läuft. Bei einem Projekt über mehrere Monate sollte ein Zeitpuffer von mehreren Wochen mit eingeplant werden.

Dokumentation zählt als ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Je mehr schriftlich fixiert und festgehalten wird, desto besser. Der Ablauf des Projektes sollte später schnell erfasst und nachvollziehbar sein. Und: Unvorhersehbare Ereignisse sind eher die Regel als die Ausnahme. Alle Änderungen in Folge der neuen Situation sollten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sein. Wer für notwendige Änderungen Verantwortung trägt, ist von vornherein zu klären.

Erkennbare Risiken dürfen nicht ignoriert oder verschleiert, sondern müssen analysiert werden. Hier und in allen anderen Phasen von Projekten gilt: Konstruktive Lösungen können nur gefunden werden, wenn die Teilnehmer offen kommunizieren. Ärger, Stress oder Frust innerhalb des Teams dürfen gar nicht erst aufkommen, um Reibungsverluste zu vermeiden. Auch der Projektleiter hält Informationen nicht zurück, sondern berichtet regelmäßig den wichtigsten Interessengruppen, um frühzeitig auf Entwicklungen vorzubereiten.

Und last not least gilt immer: Das Projekt ist erst beendet, wenn eine vollständige Dokumentation vorliegt – ebenso wie der Abschlussbericht. Das Team zieht zudem in einem Meeting nochmals Bilanz.