Abschnitt 3.14 - 3.14 Dienstpläne erstellen und umsetzen
Mithilfe von Dienstplänen legt die Leitungskraft einer Kindertageseinrichtung fest, wer für was wie lange zuständig ist. Damit bestimmt sie zugleich die Belastungen der betreffenden Beschäftigten und die damit verbundene Bildungsqualität der Einrichtung, die sie leitet. Bei der Gestaltung der Dienstpläne ist zu beachten, dass es Zeiten gibt, die für die Kernaufgabe der Einrichtung, die direkte Arbeit mit Kindern, nicht verfügbar sind. Das gilt insbesondere für Erholungszeiten wie Pausen und Urlaub, aber auch für Besprechungen und andere Anforderungen, die sich aus den Einrichtungskonzepten ergeben.
Abb. 51
Dienst nach Plan: Je besser es gelingt, die Bedürfnisse eines Teams zu berücksichtigen, desto weniger wird die Arbeit als belastend wahrgenommen.
 | Rechtliche Grundlagen |
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Es sind nur die Gesetze, Verordnungen, Vorschriften und Regeln aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere rechtliche Grundlagen.
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 | Weitere Informationen |
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Es sind nur die Informationen aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere Veröffentlichungen.
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 | Gefährdungen |
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Bei der Umsetzung des Dienstplans entstehen für die psychische Gesundheit der Beschäftigten vor allem durch folgende Faktoren Gefährdungen:
Zu geringe Personalausstattung
Erwartungshaltung des pädagogischen Personals
Nicht abgestimmte Anforderungen
Längerfristige Mehrfachanforderungen
Unzureichende Berücksichtigung der individuellen Situation der Beschäftigten, zum Beispiel Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Unzureichende Berücksichtigung von Regeln für bestimmte Beschäftigtengruppen, zum Beispiel Schwangere, Beschäftigte unter 18 Jahren, Menschen mit Behinderungen
Unzureichende Pausenzeiten
Zeitdruck
 | Maßnahmen |
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Ausreichend Personal vorsehen
Statten Sie Ihre Kindertageseinrichtungen mit ausreichend Personal aus. Planen Sie dabei nicht nur mit Blick auf die Umsetzung des Bildungsplans, sondern berücksichtigen Sie auch Tätigkeiten und Zeiten, die nicht die direkte Arbeit mit den Kindern betreffen:
Dokumentation
Konzeption
Zusammenarbeit mit Sorgeberechtigten
Vernetzung im Sozialraum
Mitwirken in Gremien
Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen
Urlaub und krankheitsbedingte Ausfallzeiten
Die Arbeitszeiten müssen Sie gemäß den gesetzlichen Regelungen gestalten. Dabei haben Sie auch die Regelungen für besondere Beschäftigtengruppen wie Schwangere, Jugendliche und Schwerbehinderte zu beachten.
Qualifizierung sicherstellen
Sorgen Sie dafür, dass für alle anfallenden Aufgaben ausschließlich entsprechend qualifizierte und geeignete Beschäftigte eingesetzt werden.
Beschäftigte beteiligen
Es hat sich bewährt, die Bedürfnisse und die Erfahrungen der Beschäftigten in die Dienstplanerstellung und -umsetzung einzubeziehen. Dies trifft insbesondere für die Erstellung von Vertretungsplänen zu. So können reibungsarme Abläufe gefördert und Konflikte vermieden werden.
Geeignete Räumlichkeiten einplanen
Achten Sie bei der Dienstplangestaltung darauf, dass die notwendigen Räume zur Verfügung stehen, beispielsweise ein geeigneter Raum für Dokumentationsarbeiten oder einer für Bewegungsangebote.
Abb. 52
Ein Raum für jede Tätigkeit: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung des Dienstplans die Verfügbarkeit von Räumen.
Verlässlichkeit schaffen
Für Beschäftigte stellt es eine hohe Belastung dar, wenn auf ihre Bedürfnisse bezüglich der Einsatzzeiten wenig Rücksicht genommen wird und sie über Änderungen nur kurzfristig informiert werden. Sie sollten deshalb dafür sorgen, dass Dienstpläne nach Möglichkeit nicht geändert werden müssen. Vereinbaren Sie, wie Beschäftigte früh und zuverlässig über Dienstplanänderungen informiert werden.
Legen Sie ein Verfahren fest, wie Vorschläge und Erfahrungen der Beschäftigten in die Planung der Einsatzzeiten einfließen können.
Pausen einplanen
Sorgen Sie dafür, dass in den Dienstplänen ausreichend Pausenzeiten berücksichtigt werden. Sie sollten bei der Planung von Pausenzeiten auch Puffer berücksichtigen, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Sinnvoll ist es auch, im Dienstplan Zeiten für die Vor- und Nachbereitung sowie für sonstige dienstliche Tätigkeiten wie Projekt- und Elternarbeit als Arbeitszeit auszuweisen.
Arbeit organisieren
Zu empfehlen ist, bei der Erstellung des Dienstplans darauf zu achten, dass die Arbeitsabläufe der einzelnen Beschäftigten aufeinander abgestimmt sind und sie sich nicht gegenseitig stören oder die Aufsicht beeinträchtigen.
Sogenanntes Multitasking ist psychisch stark beanspruchend und führt häufig zu Fehlern.
Tätigkeiten, die volle Konzentration erfordern, sollten deshalb im Dienst- und Raumplan explizit berücksichtigt werden.
Besprechungen sollten im Dienstplan in regelmäßigen Abständen terminiert sein und für alle Eingeladenen zeitlich günstig liegen.
Eine Software hilft effektiv dabei, Dienstpläne partizipativ, transparent und entlastend zu gestalten.