Abschnitt 4.4 - 4.4 Dokumentation
Die lückenlose Aufzeichnung der Erste-Hilfe-Leistungen liefert eine wichtige Grundlage für die Erste Hilfe und die Planung und Organisation des betrieblichen Rettungswesens.
Rechtsgrundlagen:
§ 24 Abs. 6 der DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention"
Grundlage für die Planung der betrieblichen Ersten Hilfe sind die Gefährdungsbeurteilung und Kenntnisse des betrieblichen Unfallgeschehens. Zu diesem Zweck müssen das Unfall-/Erkrankungsgeschehen nach Zeit, Ort und Hergang, Art und Umfang der Verletzung/Erkrankung sowie die Maßnahmen der Helfer und Helferinnen im Rahmen der Ersten Hilfe und der ärztlichen Erstversorgung und schließlich die
Namen der Verletzten/Erkrankten sowie der Zeugen und Zeuginnen sowie Helfer und Helferinnen festgehalten werden. Die Aufzeichnungen dienen der Dokumentation des Unfall- und Erkrankungsgeschehens und als Grundlage für die Verbesserungen des innerbetrieblichen Notfallmanagements. Die Dokumentation ist fünf Jahre aufzubewahren. Eine lückenlose Dokumentation dient auch als Nachweis für einen Unfall im Betrieb von Versicherten bei der Durchsetzung ihrer Leistungsansprüche gegenüber dem Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.
Die DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" lässt offen, in welcher Form die Erfassung der zu dokumentierenden Daten zu erfolgen hat. Es steht den Unternehmen frei, ob die Dokumentation in einem Verbandbuch (z. B. DGUV Information 204-020), einem Meldeblock (z. B. DGUV Information 204-021) vornimmt oder sie im Zuge der elektronischen Datenverarbeitung vorgenommen wird.
Es ist auch nicht vorgeschrieben, wer oder welche Stelle im Betrieb mit der Dokumentation zu betrauen ist. Sinnvoll erscheint es, diejenigen damit zu betrauen, denen es obliegt, im Einzelfall die Erste Hilfe zu leisten, also Ersthelfer oder Ersthelferin, Betriebssanitäter oder -sanitäterin oder Betriebsarzt oder -ärztin.
Gleichgültig, wer die Aufzeichnungen vornimmt, in jedem Fall handelt es sich um Daten, die gegen den Zugriff Unbefugter zu sichern sind. Werden die Aufzeichnungen z. B. vom Betriebsarzt vorgenommen oder hat dieser den Verletzten erstversorgt, so können die in der Dokumentation aufgezeichneten Verletzungen dem Unternehmer oder der Unternehmerin nicht unter Berufung auf § 203 Abs. 1 Nr. 1 Strafgesetzbuch vorenthalten werden.
Die Tatsache, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Betrieb einen Unfall und dadurch eine bestimmte Verletzung erlitten hat, stellt kein Geheimnis im Sinne dieser Strafbestimmung dar. Ein solcher Unfall ist ein betriebliches Ereignis, das nicht nur einem beschränkten Personenkreis zur Kenntnis gelangt, an dessen Weitergabe allein der oder die Verletzte ein Interesse hat und das objektiv nicht geheimhaltungswürdig ist, weil der Betrieb und die Versicherten im Hinblick auf die Arbeitssicherheit ein schutzwürdiges Interesse am Bekanntwerden haben. Soweit der Arzt oder die Ärztin die Eintragungen im Verbandbuch, dem Meldeblock oder die Eingabe in die elektronische Datenverarbeitung selbst vornimmt, handelt er bzw. sie nicht als Arzt oder Ärztin, sondern als Beauftragter bzw. Beauftragte des Unternehmens. Die Angaben über "Art und Umfang der Verletzung bzw. Erkrankung" bei einem Unfall im Betrieb stellen keine Erkenntnisse dar, die Arzt oder Ärztin aufgrund des Vertrauensverhältnisses zwischen Patient oder Patientin und Arzt oder Ärztin gewinnt. Sie sind wesentliche Merkmale, die dem Unfallversicherungsträger mit der Unfallanzeige zu melden sind, damit dieser die notwendigen Feststellungen für das Entschädigungsverfahren treffen kann. Etwas anderes gilt für Tatsachen, die der Arzt bzw. die Ärztin anlässlich der Untersuchung des oder der Verletzten feststellt und die nicht zu dokumentieren sind.
Bei der Dokumentation handelt es sich um personenbezogene Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz ist zu beachten. Es gilt für nichtöffentliche Stellen, soweit sie Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen oder in oder aus nicht automatisierten Dateien erheben, verarbeiten oder nutzen. Beispiele für nicht automatisierte Dateien sind Verbandbuch oder Meldeblock; die elektronische Datei benötigt eine Datenverarbeitungsanlage. Jede Datenverarbeitung, unabhängig vom Zweck, fällt unter das Bundesdatenschutzgesetz; ausgenommen sind lediglich persönliche und familiäre Tätigkeiten.
Die Erhebung der Daten der in § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" genannten Angaben ist auch nach § 28 Abs. 1 i.V.m. Absatz 6 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz zulässig.
Wird die Dokumentation innerhalb des Betriebes an beauftragte Stellen weitergegeben, liegt eine Nutzung der Daten vor. Übermittelt werden die Daten, wenn sie an einen Dritten, also an eine Person oder Stelle, weitergegeben werden. Beispiele sind die Weitergabe an die Betriebskrankenkasse oder an eine rechtlich selbstständige Tochter des Mutterunternehmens.
Selbstverständlich ist die Weitergabe der Dokumentation an den Unfallversicherungsträger nach § 28 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. Abs.6 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz zulässig. Die Unfallversicherungsträger prüfen im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags zur Verhütung und Entschädigung von Arbeitsunfällen auch die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften und nehmen nach § 199 Abs. 1 Nr. 5 SGB VII damit zulässig Kenntnis von den personenbezogenen dokumentierten Daten.
Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln, d. h. Verbandbuch oder Meldeblock sind vor einer Kenntnisnahme durch Unbefugte zu schützen. Dazu sind nach § 9 Bundesdatenschutzgesetz geeignete Maßnahmen zu treffen, z. B. Aufbewahrung unter Verschluss beim Ersthelfer bzw. bei der Ersthelferin, beim Betriebssanitäter bzw. bei der Betriebssanitäterin oder beim Betriebsarzt bzw. bei der Betriebsärztin. Wird die Dokumentation in elektronischer Form, z. B. durch den Ersthelfer oder die Ersthelferin geführt, ist durch technische Maßnahmen zu gewährleisten, dass nach Anlage Nr. 3 zu § 9 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz nur Berechtigte darauf Zugriff haben.
Die Aufzeichnungen müssen 5 Jahre aufbewahrt werden. Nach fünf Jahren müssen die Dokumente datenschutzgerecht entsorgt werden (z. B. durch professionelle Datenträgervernichtung oder Schredder). Das Verbandbuch wird fünf Jahre nach seiner letzten Eintragung, die Einzeldokumente des Meldeblockes jeweils nach fünf Jahren vernichtet; die Einzelfälle in der automatisierten Datei werden jeweils nach fünf Jahren nach § 35 Abs. 2 Nr. 3 Bundesdatenschutzgesetz gelöscht.