Urlaub dient der Erholung – eigentlich. Doch die E-Mail-Flut in der letzten Arbeitswoche und Erreichbarkeit während freier Tage sorgen für Stress. Dabei funktioniert Arbeitsschutz auch digital.
Im Durchschnitt erhalten Angestellte etwa 18 beruflich bedingte E-Mails pro Tag – jeder zehnte Mitarbeiter sogar 40 Nachrichten und mehr. Die Tendenz ist steigend. Ob Projektabschluss oder Übergabe: Vor Urlaubsbeginn nimmt der digitale Briefverkehr besondere Ausmaße an. Und damit nicht genug: Nach der Rückkehr bringen Beschäftigte oftmals Stunden damit zu, ihren überfüllten Posteingang abzuarbeiten. Dabei lässt sich die E-Mail-Flut durchaus vermeiden. Vorgesetzte und Mitarbeiter brauchen dazu nur einfache E-Mail-Regeln befolgen. »Klare Kommunikationsrichtlinien ermöglichen ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten«, sagt Natalie Engst, Expertin für digitalen Arbeitsschutz bei TÜV Rheinland. »Manchmal ist die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt.«
Abwesenheit organisieren
E-Mails werden häufig hin und her gesendet. Dabei lässt sich vieles am Telefon oder im persönlichen Gespräch schneller klären. In manchen Fällen ist eine E-Mail nicht zu umgehen. Wichtig dabei: Der Empfängerkreis sollten Versender so klein wie möglich wählen. Die Experten rät: »Adressiert und in Kopie gesetzt werden sollten nur jene, für die eine Nachricht wirklich lesenswert ist.« Für die schnelle Kommunikation seien Chats zwar praktisch, aber permanente Benachrichtigungen können sich negativ auf die Konzentration von Kollegen auswirken.
Damit während der Abwesenheit Nachrichten nicht ins Leere laufen und das Postfach nicht überquillt, empfiehlt sich das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz im eigenen E-Mail-Konto. Darin sollten Kontaktsuchende die Information erhalten, wie lange die Abwesenheit andauert und welcher Kollegen die Vertretung übernimmt. Zudem ist es hilfreich, Funktionspostfächer anzulegen. »Alle gängigen E-Mail-Programme können Nachrichten nach Absender, Domain und Stichworten filtern. Das macht die Bearbeitung großer E-Mail-Mengen leichter – und das nicht nur nach der Urlaubszeit«, sagt Engst.
Folgen ständiger Erreichbarkeit
Mit den »Auswirkungen von ständiger Erreichbarkeit und Präventionsmöglichkeiten« befasst sich die Initiative Gesundheit und Arbeit (iga) in dem »iga.Report 23« näher. Als ständige Erreichbarkeit definieren die Herausgeber des Reports die Verfügbarkeit von Beschäftigten außerhalb der regulären Arbeitszeit für betriebliche Belange. Vor allem moderne Technologien wie Smartphone, Tablet und Notebooks ermöglichen, dass Beschäftigte auch nach Feierabend sich mit Arbeitsinhalten beschäftigten. Ob der Anruf zwischendurch oder mal gerade die Firmenmail lesen: Eine negative Begleiterscheinung ständiger Erreichbarkeit ist Stress. Zudem können physische Beschwerden, Schlafstörungen oder ernsthafte psychische Erkrankungen wie Burnout und Depression die Folge sein.
Klare Regelungen schaffen
Im Sinne der Fürsorgepflicht obliegt es dem Arbeitgeber, eventuelle gesundheitliche Folge wirksam zu verhindern – auch hinsichtlich derer, die sich aus ständiger Erreichbarkeit ergeben. Ganz allgemein hilft es, wenn Unternehmen das Thema Erreichbarkeit in der Unternehmenskultur fest verankern und verbindliche Regelungen in der Organisation schaffen. Führungskräfte nehmen dabei eine besondere Position ein: Sie sind Vorbild und sorgen mit aktiver Unterstützung für Akzeptanz. Als konkrete Maßnahmen schlagen Experten im »iga.Report 23« vor, beispielsweise Erreichbarkeitszeiten durch Gleichsetzung mit der Arbeitszeit, Freizeitausgleich oder Zuschläge zu kompensieren. Ebenso können Betriebe transparente Regeln für Erreichbarkeitszeiten festlegen. Wichtig dabei: Für Beschäftigte müsse klar sein, wer, wann und in welchem Umfang erreichbar zu sein hat. Regeln für Nicht-Erreichbarkeitszeiten festzulegen, ist gleichermaßen ratsam. Zudem sollten alle Beteiligten berufliche Kommunikation außerhalb der Arbeitszeit vermeiden. Damit Urlaubs- und Freizeit der Erholung dient, nutzen manche Unternehmen technische Lösungen. So könne ein Unternehmen seinen Mail-Server so einstellen, dass Beschäftigte nach Feierabend oder an Wochenenden keine E-Mails erhalten.
Quelle/Text: TÜV Rheinland/Initiative Gesundheit & Arbeit, Redaktion arbeitssicherheit.de (SL)
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Stand: Juli 2016
