DGUV Information 207-028 - Neubauplanung, Modernisierung und Nutzungsänderung vo...

1.
Beschreibung des Gewerks

In Unternehmen werden fortlaufend Dokumente mit firmeninternen, vertraulichen Daten auf Papier oder anderen Datenträgern produziert, die später sicher und endgültig vernichtet sowie entsorgt werden müssen. Die zertifizierte Akten- und Datenträgervernichtung gemäß Sicherheitsstufe 4 nach der DIN 66399 "Büro- und Datentechnik - Vernichten von Datenträgern" ist ein geschlossener Kreislauf, bei dem verschlossene Container mit gesichertem Einwurfschlitz per Lieferservice beim Kunden platziert werden.

Diese Spezialbehälter werden im Tauschsystem abgeholt und gefüllt im Lkw zur Aktenvernichtung transportiert. Papierreste werden nach der Vernichtung in Ballenform direkt dem Recyclingkreislauf zugeführt.

Die verschlossenen Spezialbehälter werden in einem gesicherten Innenbereich (grüner Bereich in Abb. 13.7.1) zuerst gewogen, geöffnet und entleert. Hier wird eine Vorsortierung an Förderbändern durchgeführt, um Metall und Fremdkörper zu entfernen, bevor Papier und Datenträger den Anlagen zugeführt werden. Die Zerkleinerung und Vernichtung geschieht mit rotierenden Zahnwalzen durch Zerschneiden und Verwirbeln. Dies erfolgt bis zur Sicherheitsstufe 4 - Unkenntlichkeit. Eine Rekonstruktion der Dokumente ist danach nicht mehr möglich.

Baulich und technisch sind besondere Anforderungen an Flächen und an Räume zur Maschinenaufstellung und Materialbewirtschaftung zu beachten. Dazu zählen neben großzügigen Stellflächen für angelieferte Behälter in einem gesicherten Sperrlager auch Arbeitsbereiche für alle im Umfeld angegliederten Tätigkeiten.

Einrichtung zur Akten- und Datenträgervernichtungmit einer Maximalleistung von 6.000 kg täglich:

Anlieferung in Behältnissen von 240 - 420 l mit Lkw

Außenbereich 7,5 m x 32 m = 240 m ²

Gesicherter Innenbereich 20 m x 20 m = 400 m ²

Abb. 13.7.1
Aufbau einer Anlage zur Aktenvernichtung

Abb. 13.7.2
Arbeitshalle mit Aktenvernichter (Schredder)

Die Papierschnipsel werden über eine Absaugungsanlage in einem Rohrsystem von den Vernichtungsanlagen zur Ballenpresse in den Außenbereich (roter Bereich in Abb. 3.7.1) transportiert. Die Lärmentwicklung kann durch eine lärmgeschützte Technik im gesicherten Außenlager reduziert werden. Schallschutzfragen, sowie Einwirkungen von Gefahrstoffen (Staubabsaugung) und Brand- und Explosionsschutz sind dabei zu berücksichtigen (TRGS 504 "Tätigkeiten mit Exposition gegenüber A- und E-Staub"; TRGS 900 "Arbeitsplatzgrenzwerte").

Das zerkleinerte Material der Datenträger wird im Anschluss dem Recyclingkreislauf zugeführt.

2.
Beschreibung der Arbeitsbereiche

Aktenvernichtung teilt sich, je nach Bearbeitungsschritten in diese Bereiche auf:

• Lkw, Anlieferungsbereiche mit Rampen für die Behälterentladung

• Geeichter Wiegeplatz für ankommende Behälter (Drucker/EDV Schnittstelle)

• Sicherheitslager für angelieferte und gewogene Behälter (Videoüberwacht)

• Bereiche für Sortierbänder, Trennung Vernichtungsmaterial und Fremdkörper

• Bereiche zur Datenträgervernichtung und Arbeitsplätze zur Zerlegung von Aktenordnern

• Zuführbereich, Pufferflächen für Behälter und zutrittsgeregelter Arbeitsbereich an Förderbändern der Vernichtungsanlagen

• Großzügige, markierte Verkehrswege mit Sperrflächen an Zutrittsbereichen

• Stellflächen Maschinenraum für Absaugung, angeschlossene Ballenpresse

• Gesichertes Ballenlager (möglichst im Außenbereich - erhebliche Brandlast)

• Platz für Behältermanagement: Aufbereitung der Leerbehälter in div. Größen.

Der erforderliche Platzbedarf ist abhängig von den vorgegebenen Arbeitsschritten und der Menge der Behälter, bzw. der an Papier. Diese bestimmt auch Art und Anzahl der erforderlichen Technik und Maschinenausstattung. Stell- und Funktionsflächen zur Behälterhandhabung und Bedienung der Maschinen wachsen mit dem Volumen. Erforderlicher Bewegungsraum für Mitarbeitende und Beschäftigte in den Transportwegen und am Arbeitsplatz reduziert sich dabei rasch, da diese Bereiche durch die dynamische Nutzung ständig verändern und angepasst werden müssen.

3.
Flächenbedarf und weitere Anforderungen der Arbeitsbereiche

Exemplarische Angaben von Flächen

Flächenbedarf eines Betriebes zur Aktenvernichtung mit einem Jahresdurchsatz für 1000 t Papier (entspricht ca. 4-5 t täglich) und ca. 5 t harte Datenträger mit 25-30 WfbM Mitarbeitenden, sowie Berufskraftfahrer oder -fahrerinnen und unterstützende Hilfskräfte (Stand 2017)

Technisches Equipment, Maschinen, Logistik und Ausstattungsmerkmale:

• Maschinen zur Papiervernichtung: 3 Anlagen Sicherheitsstufe 3 oder 4, je mit Förderband

• Unterdruck Absaugungsanlage für Shredder, zum Papierschnipsel-Transport

• geeichte Portalwaagen bis 600 kg mit Drucker und/oder PC Schnittstelle

• Festplattenshredder zur Vernichtung von Datenträgern nach Sicherheitsstufe 5

• staubgesicherte Ballenpresse mit automatischer Bindung der Papierballen

• Hebekippgerät für Container ab 240 l Fassungsvermögen, Elektrische Handhubwagen, 3 Hubwagen

• Handwerkzeuge, Hilfsgeräte und Vorrichtungen zum Zerlegen der Ordner etc.

• 1500 Spezialbehälter unterschiedlicher Fassungsvermögen: 240 l bzw. 90 kg; 415 l bzw. 180 kg; 660 l + 1,1 m³: zur Archivräumung

• 2 Lkw - Rampenzufahrten mit Höhenanpassung und Rolltoren

• Lkw mit Hebebühne, Transporter mit Hebelift: (Papier ist sehr schwer!)

• Stellflächenbedarf für Fahrzeuge: 2 × 12 t-Lkw, 3 × 7,5 t-Lkw, 2 x Transporter

• Videoüberwachung des Anlieferbereichs

• Für die Räumlichkeiten gibt es eine Zutrittsregelung: Der Zugang erfolgt erst nach Freigabe durch im Bereich befindliche Personen. Alle, die diesen Bereich betreten möchten, werden nach Datenschutzrichtlinien unterwiesen und unterzeichnen dieses Unterweisungsprotokoll mit Datum und Uhrzeit.

Sperrlager und Arbeitsbereiche sind nach Betriebsschluss mit Bewegungsmeldern zu sichern. Alle Türen sind von außen nur mit einem Schlüssel zu öffnen und selbstschließend. Die Fenster sind zusätzlich abschließbar.

Abb. 13.7.3
Andienungs- und Lagerbereich

Die Alarmanlage ist zu einem Sicherheitsdienst geschaltet. An Sicherheitseinrichtungen kommen vor Ort neben Kameras auch spezielle Türabsicherungen und Blitzlicht zum Einsatz

Rechtsquellen, Normen, Literaturhinweise:

• Technische Regeln für Arbeitsstätten ASR V3a.2 "Barrierefreie Gestaltung von Arbeitsstätten"

• Technische Regeln für Gefahrstoffe TRGS 504 "Tätigkeiten mit Exposition gegenüber A- und E-Staub"

• Technische Regeln für Gefahrstoffe TRGS 900 "Arbeitsplatzgrenzwerte"

• DIN 66399-1:2012-10 "Büro- und Datentechnik - Vernichten von Datenträgern - Teil 1: Grundlagen und Begriffe"

• DIN 66399-2:2012-10 "Büro- und Datentechnik - Vernichten von Datenträgern - Teil 2: Anforderungen an Maschinen zur Vernichtung von Datenträgern"

• DIN SPEC 66399-3:2013-02 "Büro- und Datentechnik - Vernichten von Datenträgern - Teil 3: Prozess der Datenträgervernichtung"

Die Auflistung ist nicht abschließend und sollte vor Anwendung auf Aktualität geprüft werden.