Abschnitt 3.18 - 3.18 Verwaltungsarbeit gestalten
3.18.1 Verwaltungsarbeit gestalten - Lehrkräfte
Neben dem Unterricht prägt die Verwaltungsarbeit die Arbeit von Lehrkräften. Typische Tätigkeiten sind zum Beispiel Zeugnisse schreiben, Konferenzen vorbereiten, Veranstaltungen planen oder Fehlzeiten erfassen. Belastend wirken diese Tätigkeiten vor allem dann, wenn sie die Qualität der pädagogischen Arbeit beeinträchtigen.
Abb. 62
Notwendig, aber häufig auch belastend für Lehrkräfte - Verwaltungsarbeit.
 | Rechtliche Grundlagen |
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Es sind nur die Gesetze, Verordnungen, Vorschriften und Regeln aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere rechtliche Grundlagen.
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 | Weitere Informationen |
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Es sind nur die Informationen aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere Veröffentlichungen.
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 | Gefährdungen |
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Die Verwaltungsarbeit wird von Lehrerinnen und Lehrern nicht als Kernaufgabe angesehen, hat aber in den vergangenen Jahren zugenommen. Daraus resultieren Rahmenbedingungen, die zu gesundheitlichen Gefährdungen der Lehrkräfte führen können, zum Beispiel:
Zeitdruck
Informationsflut
Unklare Aufgabenverteilung und -beschreibung
Fehlende Transparenz bei innerschulischen Verwaltungsabläufen
Ungeeignetes Leitungshandeln
Fehlende Qualifizierung der Lehrkräfte
Fehlende geeignete Arbeitsplätze zur Erledigung von Verwaltungsarbeiten in der Schule
Rechtsunsicherheit
Unzureichende Organisation
Einzelkämpfertum beziehungsweise unzureichende Kooperation
 | Maßnahmen |
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Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festlegen
Als Schulhoheitsträger sollten Sie darauf achten, dass die Leitungen Ihrer Schulen dafür sorgen, Verwaltungsaufgaben festzulegen und Personen zuzuordnen. Empfehlenswert sind Aufgabenbeschreibungen sowie ein Organisations- und Geschäftsverteilungsplan. Den Tätigkeiten und Aufgaben sollten Zeitkontingente zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass das pädagogische Personal diese innerhalb ihrer Arbeitszeit bewältigen können.
Für Verwaltungsarbeit qualifizieren
Sie sollten sicherstellen, dass das pädagogische Personal Ihrer Schulen für die anfallenden Verwaltungsarbeiten ausreichend qualifiziert ist. Ihre Schulleitungen sollten den Bedarf an Fortbildung zu Themen wie
Schul- und Arbeitsschutzrecht,
Kommunikationsverhalten und -techniken,
Selbstmanagement,
Informationstechnologie einschließlich Verwaltungs- und Schulmanagementsoftware
klären und erforderliche Maßnahmen initiieren.
Arbeits- und Zeitplanung
Es ist zu empfehlen, dass Ihre Schulleitungen gemeinsam mit ihren Kollegien vor Beginn eines Schuljahres einen Jahresterminplan ausarbeiten, der allen Mitgliedern der Schulgemeinde bekannt gemacht wird. Idealerweise sind der Tagungsrhythmus, die Termindichte und die Reihenfolge von Konferenzen und sonstigen Sitzungen so aufeinander abgestimmt, dass sie den Arbeitsschwerpunkten des Schuljahres entsprechen und den beteiligten Gruppen angemessenen Beratungsvorlauf lassen.
Empfehlenswert ist es, in Zeiten mit hoher Arbeitsdichte auf Konferenzen und Gremiensitzungen
zu verzichten.
Abb. 63
Auf langfristig bekannte Termine können sich Lehrkräfte privat und beruflich besser einstellen.
Abb. 64
Lehrerarbeitsplätze in Schulen müssen den rechtlichen Vorgaben genügen.
Informieren und Kommunizieren
Als Schulhoheitsträger sollten Sie sich auch um eine guten Informationsfluss an Ihren Schulen kümmern, damit Verwaltungsarbeiten effektiv erledigt werden können. Es hat sich bewährt, dass Schulleitungen gemeinsam mit den Vertretungen aller Mitwirkungsberechtigten Regeln für die interne Kommunikation in ihre Schulen einschließlich der Konferenzkultur erarbeiten und veröffentlichen.
Kooperation initiieren, ermöglichen und einfordern
Als Schulhoheitsträger sollen Sie Ihre Schulleitungen anhalten, räumliche und zeitliche Strukturen zu schaffen, die es den Lehrkräften erlauben, die Verwaltungsarbeit gemeinsam und mit anderen Beschäftigten der Schule zu erledigen.
Angemessene Räumlichkeiten zur Verfügung stellen
Es ist erforderlich, dass Sie als Schulsachkostenträger den Lehrkräften für die Verwaltungsarbeiten angemessene Räumlichkeiten einschließlich des ausreichenden Stauraumes für Unterrichts- und Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen. Berücksichtigen Sie dabei unter anderem die gesetzlichen Vorgaben für Akustik und Beleuchtung, Raumtemperatur und -klima.
Ergonomisches Mobiliar bereitstellen
Ebenso ist es notwendig, die Arbeitsplätze mit ergonomischem Mobiliar auszustatten.
Der Arbeitsstuhl soll
die natürliche Haltung des Menschen im Sitzen unterstützen,
den Körper in allen Sitzpositionen gut stützen,
individuell anpassbar sein,
das dynamische Sitzen ermöglichen,
im Oberteil dreh- und höhenverstellbar sein,
mit Rollen ausgestattet sein.
Der Arbeitstisch sollte in der Arbeitshöhe individuell leicht anpassbar sein und eine Arbeitsfläche von mindestens 120 cm x 80 cm aufweisen. Empfehlenswert sind höhenverstellbare Arbeitstische, die das Arbeiten sowohl im Sitzen als auch im Stehen ermöglichen.
Sie sollten nur GS-geprüftes Büromobiliar beschaffen und zur Verfügung stellen.
Geeignete Bildschirmarbeitsplätze zur Verfügung stellen
Vermeiden Sie ungünstige Sitzhaltungen und schlechtes Sehen ihrer Beschäftigten an Bildschirmarbeitsplätzen, indem Sie diese nach den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung gestalten. Berücksichtigen Sie dabei die auszuführenden Aufgaben und die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten.
Weisen Sie die Beschäftigten in die Benutzung der Geräte und des Mobiliars ein.
Arbeitsmedizinische Vorsorge anbieten
Arbeiten Lehrkräfte in Ihren Schulen an Bildschirmen, sind Sie als Schulhoheitsträger verpflichtet, ihnen gemäß der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) eine angemessene Untersuchung der Augen und des Sehvermögens anzubieten. Ergibt sich aufgrund dieser Angebotsvorsorge, dass eine augenärztliche Untersuchung notwendig ist, müssen Sie diese ermöglichen.
Erweist sich eine spezielle Sehhilfe als erforderlich, müssen Sie diese den betroffenen Beschäftigten im erforderlichen Umfang kostenfrei für ihre Arbeit an Bildschirmgeräten zur Verfügung zu stellen.
3.18.2 Verwaltungsarbeit gestalten - Schulverwaltungskräfte
Wer die Schulsachkosten trägt, setzt in den meisten Bundesländern auch das Personal für die Verwaltungsarbeit in Schulen ein. In erster Linie übernimmt es administrative Aufgaben für die Schulleitung wie zum Beispiel die An- und Abmeldung der Lernenden, die Dokumentation oder Aufgaben im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. In Schulsekretariaten ist die Arbeit von häufigen Besuchen und Telefonaten geprägt.
Abb. 65
Das Schulsekretariat ist eine wichtige Anlaufstelle für Schülerinnen, Schüler, Lehrkräfte und Besucher.
| Rechtliche Grundlagen |
|---|---|
Es sind nur die Gesetze, Verordnungen, Vorschriften und Regeln aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere rechtliche Grundlagen.
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| Weitere Informationen |
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Es sind nur die Informationen aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere Veröffentlichungen.
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| Gefährdungen |
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Die Sicherheit und Gesundheit von Verwaltungskräften an Schulen kann insbesondere durch folgende Faktoren gefährdet werden:
Informations- und Prozessbarrieren
Unverhältnismäßige Störungen durch Besuch und Durchgangsverkehr
Ungeeignete Arbeitsräume
Häufige Arbeitsunterbrechungen und Aufgabenwechsel
Unklarheit über die auszuübenden Tätigkeiten
Unzureichende zeitliche Ressourcen
Unprofessionelle Führung
Verbale und körperliche Übergriffe
Unangemessenes Verhalten der Schülerinnen und Schüler sowie der Eltern
| Maßnahmen |
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Unabhängig von den sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergebenden Schritten, sind in der Regel die folgenden Maßnahmen präventiv sinnvoll:
Für geeignete Räumlichkeiten sorgen
Als Sachkostenträger ist es Ihre Aufgabe, geeignete Arbeitsräume den Schulverwaltungskräften zur Verfügung zu stellen. Folgende Faktoren spielen dabei eine Rolle:
Größe
Sorgen Sie für ausreichend große Arbeitsräume: pro Arbeitsplatz mindestens 8 bis 10 m2 sowie zusätzliche Flächen zum Beispiel für Theken, Wartezonen und Ablagen.
Gestaltung
Sie sollten einen Arbeitsraum zur Verfügung stellen, in dem das Verwaltungspersonal konzentriert arbeiten kann, beispielsweise indem Sie Arbeits- und Thekenbereiche akustisch oder baulich voneinander trennen.
Akustik
Indem Sie raumakustische Maßnahmen umsetzen wie Akustikdecken und Raumteiler, ermöglichen Sie dem Personal konzentriertes Arbeiten. Es ist zudem empfehlenswert, lärmerzeugende Geräte wie Kopierer und Drucker in separaten Räumen aufzustellen.
Das Sekretariat sollte kein Debattierraum sein. Als Schulhoheitsträger sollten Sie die Schulleitungen anhalten, darauf zu achten, dass Gespräche, die nicht das dortige Personal betreffen, woanders geführt werden.
Belüftung
Zu Ihrer Verantwortung zählt die ausreichende Belüftung des Arbeitsraumes. Legen Sie dazu die Berechnungsgrundlagen aus der ASR A3.6 "Lüftung" zugrunde. Empfehlenswert ist auch, das Personal anzuhalten, durch eine stündliche Stoßlüftung - je nach Außentemperatur 3 bis 10 Minuten - für eine akzeptable Luftqualität in seinen Räumen zu sorgen.
Lassen sich die Fenster nicht öffnen, beispielsweise weil es draußen zu laut ist, sind bauliche Maßnahmen wie Lüftungsschächte und/oder technische Lüftung erforderlich. Wo eine technische Lüftung oder Klimageräte eingebaut sind, ist die regelmäßige Wartung der Funktionsfähigkeit und Hygiene erforderlich.
Abb. 66
Durch regelmäßiges, kurzes Öffnen der Fenster kann das Personal für eine gute Luftqualität sorgen.
Raumtemperatur
Stellen Sie sicher, dass sich die Verwaltungsräume während der Arbeitszeit auf mindestens 20 °C heizen lassen - eine Lufttemperatur bis 22 °C wird empfohlen. Insbesondere bei großen Fensterflächen kann Sonnenstrahlung die Räume aufheizen; die Raumtemperatur soll nicht mehr als 26 °C betragen, auch bei Außentemperaturen über 26 °C. Ansonsten sind Maßnahmen zur Reduzierung der Lufttemperatur zu ergreifen, wie sie in der ASR 3.5 "Raumtemperatur" beispielhaft aufgeführt sind. Für optimalen Schutz gegen Sonneneinstrahlungen sorgen außen angebrachte Jalousien.
Natürliche und künstliche Beleuchtung
Büros für Verwaltungsarbeit sind grundsätzlich so zu beleuchten wie Lehrerzimmer. Auch hier müssen ausreichendes Tageslicht, eine angemessene künstliche Beleuchtung und eine Sichtverbindung nach außen vorhanden sein. Sonnenschutzmaßnahmen und die Vermeidung störender Blendung sind ebenso einzuhalten, wie eine Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux in den Bereichen von Arbeitsplätzen. Die individuellen Anforderungen der Beschäftigten sind adäquat zu berücksichtigen.
Ergonomisches Mobiliar bereitstellen
Ebenso ist es notwendig, die Arbeitsplätze mit ergonomischem Mobiliar auszustatten.
Der Arbeitsstuhl soll
die natürliche Haltung des Menschen im Sitzen unterstützen,
den Körper in allen Sitzpositionen gut stützen,
individuell anpassbar sein,
das dynamische Sitzen ermöglichen,
im Oberteil dreh- und höhenverstellbar sein,
mit Rollen ausgestattet sein.
Der Arbeitstisch sollte in der Arbeitshöhe individuell leicht anpassbar sein und eine Arbeitsfläche von mindestens 120 cm x 80 cm aufweisen. Empfehlenswert sind höhenverstellbare Arbeitstische, die das Arbeiten sowohl im Sitzen als auch im Stehen ermöglichen.
Sie sollten nur GS-geprüftes Büromobiliar beschaffen und zur Verfügung stellen.
Geeignete Bildschirmarbeitsplätze zur Verfügung stellen
Wo Verwaltungskräfte an Bildschirmen arbeiten, gelten folgende Vorgaben:
Die Arbeitsfläche muss mindestens 160 cm x 80 cm groß sein und ein freies Anordnen von Bildschirm, Tastatur und sonstigen Arbeitsmitteln ermöglichen. Die Tiefe der Fläche vor der Tastatur muss 10 bis 15 cm sein.
Es ist notwendig, dass die Tastatur vom Bildschirm getrennt und neigbar ist. Sie muss zudem auf der Arbeitsfläche frei angeordnet werden können.
Achten Sie darauf, dass die Bildschirme frei aufstellbar sowie leicht dreh- und neigbar sind. Setzen Sie nur reflexionsarme Modelle ein.
Achten Sie darauf, dass Bildschirme frontal gegenüber dem Arbeitsstuhl und parallel zur Hauptfensterfront aufgestellt werden.
Blendungen können sehr irritierend sein. Bringen Sie gegebenenfalls Blendschutz an den Fenstern an.
Empfehlenswert ist es, GS-geprüftes Büromobiliar zu beschaffen und zur Verfügung zu stellen.
Abb. 67
Vertikales Blickfeld und Anordnung des Bildschirmes
Arbeitsmedizinische Vorsorge anbieten
Bei Tätigkeiten an Bildschirmen brauchen Ihre Beschäftigten eine angemessene Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Deshalb sind Sie nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) verpflichtet, eine Angebotsvorsorge durch eine Betriebsärztin oder einen Betriebsarzt anzubieten. Erweist sich dabei eine augenärztliche Untersuchung als erforderlich, müssen Sie diese ermöglichen. Ergibt sich, dass spezielle Sehhilfen für die Bildschirmarbeit notwendig sind, müssen Sie die Kosten dafür übernehmen.
Ausreichend Personal einsetzen
Für die anfallenden Verwaltungsaufgaben müssen Sie als Schulsachkostenträger ausreichend Personal zur Verfügung zu stellen. Sie können sich dabei an den Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) orientieren. Die Personalbemessung sollte im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung unter Beteiligung der Beschäftigten und ihrer Interessenvertretung erfolgen.
Angemessen qualifizieren
Selbstverständlich sollte es sein, das Ihre Schulverwaltungskräfte für ihre Aufgaben angemessen qualifiziert sind. Mithilfe von Personalentwicklungskonzepten können Sie individuelle Kompetenzen managen. Bieten Sie auch Fortbildungen zu Themen an wie:
Schul- und Arbeitsschutzrecht
Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz
Kommunikationsverhalten und -techniken
Informationstechnologie einschließlich Verwaltungs- und Schulmanagementsoftware
Bewältigung von Konfliktsituationen
Verhalten in Notfall- und Krisensituationen (siehe Abbildung 68)
Abb. 68
Schulverwaltungskräfte müssen für ihre Aufgaben angemessen qualifiziert sein.
Störungen vermeiden
Ermöglichen Sie Ihrem Verwaltungspersonal möglichst störungsfreie Arbeits- und Pausenzeiten, indem Sie in Absprache mit der Schulleitung zum Beispiel Folgendes organisieren:
Feste Öffnungs- und Schließzeiten des Schulverwaltungsbüros
Feste Pausenzeiten, die allen Schulmitgliedern und Dienstleistern bekannt sind
Keine arbeitsbedingten Störungen, etwa durch Publikumsverkehr oder Telefonate in den Ruhepausen
Beteiligung ermöglichen und einfordern
Es sollte sichergestellt sein, dass Schulverwaltungskräfte rechtzeitig und so umfassend wie erforderlich in die Arbeitsorganisation und soweit es mit ihren Arbeitsbereichen und Aufgaben zusammenhängt in die Entwicklung der Schule einbezogen werden. Deshalb sollten Sie als Schulhoheitsträger Ihre Schulleitungen anhalten, die Mitglieder der Verwaltung in Schulgremien oder zur Mitwirkung an der Arbeitsplanung einzuladen.
Ebenso erscheint es sinnvoll, die Schulverwaltungskräfte in die schuleigenen Notfallpläne einzubeziehen und einzuweisen.
Sinnvoll kann es auch sein, dass Schulleitung und Schulverwaltungskräfte oder auch Kollegium und Schulverwaltungskräfte gemeinsam eine Teamentwicklung durchführen oder an der Entwicklung der Schulkultur arbeiten.
Zuständigkeiten festlegen
Das Verwaltungspersonal übernimmt sowohl Aufgaben des inneren als auch des äußeren Schulbereiches. Welche Tätigkeiten das sind, ist von den Verantwortlichen beider Bereiche abzustimmen und in Stellenbeschreibungen festzulegen. Grundsätzlich und bei tagesaktuellen Aufgaben sollten Sie als Verantwortliche für den inneren und äußeren Schulbereich im Auge behalten, dass das Schulverwaltungspersonal nicht doppelt belastet wird oder durch Missverständnisse und fehlende Absprachen einen höheren Aufwand betreiben muss.