Abschnitt 3.15 - 3.15 Konferenzen gestalten
Konferenzen sind ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit innerhalb des Kollegiums und der Schulleitung sowie mit Interessenvertretungen. Die Schulleiterin oder der Schulleiter trägt die Verantwortung für die Organisation der Konferenzen, die Rechtmäßigkeit und Umsetzung der dort getroffenen Beschlüsse sowie für die Information der Schulgemeinschaft. Die Art und Weise der Durchführung von Konferenzen prägt die Schulkultur, zugleich ist sie Ausdruck der Werte und Prozesse einer Schule.
Abb. 55
Gut geführte Konferenzen entlasten alle Beteiligten - und sorgen für tragfähige Beschlüsse.
 | Rechtliche Grundlagen |
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Es sind nur die Gesetze, Verordnungen, Vorschriften und Regeln aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere rechtliche Grundlagen.
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 | Weitere Informationen |
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Es sind nur die Informationen aufgeführt, die den nachfolgenden Ausführungen zugrunde liegen. Zu diesem Thema gibt es weitere Veröffentlichungen.
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 | Gefährdungen |
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Studien zeigen, dass Konferenzen insbesondere die psychische Gesundheit der Lehrkräfte, aber auch der Schulleitungen negativ beanspruchen können. Zu den Faktoren, die die Gesundheit beeinträchtigen, gehören vor allem:
Anzahl der Konferenzen
Schlechte räumliche Bedingungen, etwa zu kleine Räume, fehlendes Mobiliar, schlechte Raumluft, schlechte Akustik
Mangelhafte Vor- und Nachbereitung
Schlechte Gesprächsleitung
Zu wenig Beratungs- und Kooperationszeit
Fehlen einer wertschätzenden Besprechungskultur
Unzureichende Ergebnisse
Unklarheit über Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten eines Gremiums
 | Maßnahmen |
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Rahmenbedingungen für Konferenzen
Achten Sie als Schulsachkostenträger insbesondere darauf, durch entsprechende Ausstattung mit ergonomischen Möbeln eine partizipative Konferenzgestaltung einschließlich unterschiedlicher Arbeitsformen zu ermöglichen. Sie haben insbesondere dafür zu sorgen, dass die Konferenzräume über
ergonomisches Mobiliar,
ein angenehmes Raumklima,
ausreichende Belüftung und Beleuchtung,
eine angenehme Raumtemperatur sowie
die erforderlichen Arbeitsmittel
verfügen.
Abb. 56
Unterschiedliche Arbeitsformen unterstützen partizipative Konferenzen.
Auf Effektivität achten
Als Schulhoheitsträger sollten Sie darauf achten, dass in Ihren Schulen Bedingungen geschaffen werden, die es ermöglichen, Konferenzen und Besprechungen effektiv durchzuführen und zu evaluieren. Hierzu gehören:
Transparenz und Information
Schulleitungen sollten für umfassende Transparenz sorgen. Sie stellen dazu allen Beteiligten die für Konferenzen und für die Beteiligung an der Schulentwicklung erforderlichen Informationen rechtzeitig zur Verfügung.
Partizipation ermöglichen Schulleitungen können Partizipation ermöglichen, indem sie Hürden für Eltern, Schülerinnen und Schüler sowie für Beschäftigte abbauen, beispielsweise durch rechtzeitige und verständliche Information über Vorhaben, Ziele und Arbeitsstände, über rechtliche und schulaufsichtliche Vorgaben und vorhandene oder akquirierbare Ressourcen.
Wer Konferenzen in Ihren Schulen leitet, sollte zudem für Klarheit über die Rollen aller Konferenzmitglieder und Beteiligten sorgen.
Ziele gemeinsam definieren
Indem sie für Konferenzen konkrete Ziele definieren, können Schulleitungen dafür sorgen, dass der Sinn allen Beteiligten klar wird und unterschiedliche Interessenlagen wertschätzend verhandelt werden.
Ziele sollten eindeutig definiert, messbar und erreichbar sein, von den Beteiligten
akzeptiert werden und mit einer Terminvorgabe versehen sein.
Regeln für interne Kommunikation
Ihre Schulen sollten Regeln für die interne Kommunikation einschließlich einer Konferenzkultur erarbeiten und dabei die Vertretungen aller Mitwirkungsberechtigten beteiligen. Wichtig ist dabei, dass die Schulleitung die Kommunikationsregeln an geeigneter Stelle für alle zugänglich macht. Die Regeln sollten zudem regelmäßig hinterfragt und falls erforderlich angepasst werden.
Sie sollten zudem als Schulhoheitsträger in Ihren Schulen auf allen Ebenen für eine wertschätzende Kommunikation einstehen.
Wertschätzende Kommunikation erfordert:
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Langfristige Zeitplanung
Schulhoheitsträger sollten ihre Schulleitungen und Kollegien anhalten, vor Beginn eines Schuljahres einen Jahresterminplan zu erarbeiten, der allen Mitgliedern der Schulgemeinde bekannt gemacht wird. Idealerweise sind der Tagungsrhythmus, die Termindichte und die Reihenfolge von Konferenzen und sonstigen Sitzungen so aufeinander abgestimmt, dass sie den Arbeitsschwerpunkten des Schuljahres entsprechen und den beteiligten Gruppen angemessenen Beratungsvorlauf lassen. Zu berücksichtigen sind dabei die Belange von Menschen mit Behinderung, Alleinerziehenden und aus anderen Gründen weniger zu belastenden Beschäftigten sowie Teilzeitbeschäftigten.
Sofern möglich ist es angebracht, in Zeiten mit besonderer Arbeitsdichte keine Konferenzen und Gremiensitzungen durchzuführen.
Qualifizierung von Konferenzleitungen
Wer eine Konferenz leitet, braucht neben fachbezogenen Kompetenzen auch Kommunikationswissen und organisatorisches Geschick. Es ist deshalb empfehlenswert, entsprechende Qualifikationen für Ihre Beschäftigten anzubieten und Schulleitungen anzuhalten, diese in die Fortbildungskonzept ihrer Schulen zu berücksichtigen.
Verhältnismäßigkeit von Aufgaben und Ressourcen
Eine gute Arbeitsorganisation ermöglicht es Ihren Kollegien, sich an Konferenzen zu beteiligen, ohne dass daraus zusätzliche Belastungen entstehen. Zu empfehlen ist deshalb, dass Sie als Schulhoheitsträger darauf achten, dass Konferenzen in Ihren Schulen innerhalb der offiziellen Arbeitszeit realisiert werden, mindestens aber im Gesamtzeitrahmen eines Schuljahres.