Abschnitt 3.2 - 3.2 Gesprächsführung
Das Gespräch stellt das wichtigste Handwerkszeug der Sicherheitsbeauftragten dar: so stellen sie den persönlichen Kontakt mit den Betreffenden her. Doch nicht jedes Gespräch verläuft gleich. In manchen Situationen fällt es leichter, in anderen hingegen schwerer, sachdienliche Hinweise wirksam an die Kolleginnen und Kollegen oder an die Führungskräfte zu bringen. Woran kann das liegen? Wie lassen sich schwierige Gespräche besser meistern?
Gründe für schwierige Gespräche
Die Tatsache, dass Sicherheitsbeauftragte eine besondere Stellung einnehmen, kann es erschweren, Aufklärungsgespräche mit Beschäftigten oder Vorgesetzten zu führen, ohne gleich als "Besserwisser" dazustehen. Durch diese Sonderstellung bedingt werden Hinweise an die Kolleginnen und Kollegen oft als Kritik missverstanden. Sie fühlen sich nicht richtig verstanden oder sogar angegriffen.
Wege zum konstruktiven Gespräch
Ziel ist es, dem Gegenüber das Gefühl zu vermitteln, dass sie/er und die geleistete Arbeit anerkannt sind, damit die Hinweise und Ratschläge der Sicherheitsbeauftragten auch wirklich zum Erfolg führen. Während des Gesprächs sind zwei Dinge von Bedeutung:
Die Art und Weise, wie etwas gesagt oder wie die Gesprächspartnerin/der Gesprächspartner behandelt wird
Was inhaltlich gesagt wird
Ersteres wird über die Körpersprache und den Tonfall, Letzteres über Worte vermittelt. Sowohl Form als auch Inhalt entscheiden darüber, ob ein Gespräch gut oder schlecht verläuft. Beide "Gesprächsmodule" stehen in enger Verbindung zueinander, beeinflussen sich gegenseitig und bilden schließlich gemeinsam die Botschaft, die bei der Gesprächspartnerin/beim Gesprächspartner ankommt. In jedem Fall gibt es einige Grundregeln dafür, wie Form und Inhalt prinzipiell gestaltet sein sollten, damit ein Gespräch gut verläuft.
Die Form
Gesprächspartnerinnen oder Gesprächspartner müssen in einem ruhigen, sachlichen und freundlichen Ton angesprochen werden, selbst dann, wenn z. B. Kolleginnen und Kollegen bereits zum zweiten Mal aufgefordert werden, den Bürodrehstuhl nicht als Steigleiter zu benutzen.
Dem Gegenüber gut zuhören, ausreden lassen und Verständnis für seine Sicht der Dinge aufzubringen, ist Voraussetzung dafür, dass auch er oder sie Verständnis für die Position der Sicherheitsbeauftragten aufbringt.
Diese Verhaltensweisen führen im Regelfall dazu, dass sich die betreffende Person ernst genommen und als kompetent und gleichberechtigt betrachtet und akzeptiert fühlt. Das Bedürfnis nach Anerkennung wird auf diese Weise befriedigt und damit die beste Basis dafür geschaffen, dass das Gespräch etwas bewirkt.
Der Inhalt
Der Inhalt des Gesprächs richtet sich nach den konkreten Umständen, wobei die "Überzeugungsarbeit" im Mittelpunkt steht. Um im Gespräch zu überzeugen, sollten Sicherheitsbeauftragte zum Beispiel die Gefährdungen deutlich schildern und einfache Abhilfemaßnahmen anbieten.