Ein wirksamer und sorgfältiger Datenschutz ist eine Grundvoraussetzung für das BEM. Ihm kommt eine besondere Bedeutung zu, da das Gelingen oder Scheitern der Wiedereingliederungsmaßnahmen ganz wesentlich vom Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abhängt.

Tipp: Treffen Sie zum Schutz der Daten schriftliche Regelungen zur Verschwiegenheit der am BEM-Verfahren beteiligten Personen.

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit der am BEM beteiligten Personen erfordert den Austausch schützenswerter Informationen. Es gilt daher in jedem Einzelfall sensibel abzuwägen, was Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber wissen müssen bzw. dürfen. Umgekehrt ist aber auch zu überlegen, was die BEM-berechtigten Beschäftigten Ihnen als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber gegenüber an Krankheits- und ggf. auch Behinderungsdaten offenlegen sollten, damit das BEM zielführend sein kann. Es gibt Daten, die der Betrieb in der Personalakte dokumentieren darf und sollte.

Das sind:

• BEM-Angebot

• Aufklärung über Art und Umfang erforderlicher, erhobener und verwendeter Daten

• Zustimmung bzw. Ablehnung durch Beschäftigte

• konkrete Maßnahmen, die zur Überwindung von Arbeitsunfähigkeit angeboten und umgesetzt wurden

• BEM-Abschluss

Daten wie ärztliche Angaben und Gutachten, Stellungnahmen der Rehabilitationsträger oder des Integrationsfachdienstes gehören hingegen nicht in die Personalakte. Sie sind getrennt in einer BEM-Akte unter Verschluss aufzubewahren. Eine Weitergabe der Daten mit Gesundheitsbezug darf nur mit schriftlicher Zustimmung der bzw. des Beschäftigten erfolgen. Alle Informationen, die im Zusammenhang mit dem BEM erhoben und getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden, sind zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden (in der Regel spätestens nach drei Jahren).

Tipp: Bieten Sie der BEM-berechtigten Person die BEM-Akte vor deren Vernichtung zur eigenen Verwahrung an.

Medizinische Diagnosen sind zur Durchführung des BEMs grundsätzlich nicht erforderlich. Benötigt werden im BEM-Prozess allerdings Daten zu gesundheitsbedingten Einschränkungen der Einsatzmöglichkeit sowie die Veränderung von Fähigkeiten der BEM-berechtigten Person.

Als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber dürfen Sie medizinische oder weitere personenbezogene Daten, die Ihnen im Rahmen des BEMs bekannt werden, nicht für andere Zwecke nutzen. Keinesfalls dürfen diese Daten im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Kündigungen verwendet werden.

Tipp: Auf eine elektronische Speicherung von BEM-Daten sollte verzichtet werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass unberechtigte Personen zu leicht Zugang zu sensiblen Daten erhalten.