Um ein BEM-Verfahren erfolgreich durchführen zu können, sollten Sie unbedingt systematisch vorgehen. Die grundsätzlichen Schritte sind dabei für kleinere und größere Betriebe gleich. Der Unterschied liegt in der Anzahl der Beteiligten und dem Umfang der innerbetrieblichen Regelungen.

Abb. 2 BEM-Verfahren im Klein- und Großbetrieb

1.
Feststellen der Arbeitsunfähigkeit

Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber sind für die Feststellung der Dauer der Arbeitsunfähigkeit verantwortlich. Wenn Beschäftigte erkranken, müssen Sie prüfen, ob innerhalb der vergangenen zwölf Monate ununterbrochen oder in Summe krankheitsbedingte Fehlzeiten von mehr als sechs Wochen auftraten. Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird das BEM-Verfahren eingeleitet.

2.
Kontaktaufnahme

Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber oder Ihre Vertretung nehmen Kontakt mit der BEM-berechtigten Person auf und bieten Unterstützung bei der Rückkehr an. Hierbei empfiehlt sich die Schriftform. Telefonate oder Besuche können die schriftliche Kontaktaufnahme ergänzen. Es ist wichtig, dass Sie eine vertrauensvolle Basis schaffen. Wesentliche Inhalte zum Einladungsschreiben finden Sie unter dem Abschnitt "Was regelt das Gesetz?". Ist die BEM-berechtigte Person einverstanden, wird ein Termin für ein Erstgespräch vereinbart. Ist sie nicht bereit, an der betrieblichen Wiedereingliederung teilzunehmen, endet das BEM an dieser Stelle.

Zustimmung oder Ablehnung zum BEM sollten jeweils in der Personalakte der BEM-berechtigten Person dokumentiert werden.

Tipp: Auch wenn die BEM-berechtigte Person BEM-Verfahren wiederholt abgelehnt hat, ist bei erneuter Überschreitung einer sechswöchigen Arbeitsunfähigkeit ein weiteres BEM-Angebot zu unterbreiten.

3.
Erstgespräch

Das Gespräch zielt darauf ab, Vertrauen aufzubauen bzw. zu erweitern. Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber oder eine von Ihnen beauftragte Person informiert die BEM-berechtigte Person über alle Aspekte des BEM-Verfahrens inklusive der Ziele und des Datenschutzes. Offen gebliebene Fragen werden beantwortet. Auf dieser Grundlage kann sich die BEM-berechtigte Person nochmals bewusst für oder gegen eine Teilnahme entscheiden. Inhalt und Ergebnis des Gesprächs sollten Sie in einer separaten BEM-Akte dokumentieren. Sofern die Zustimmung zum BEM vorliegt, wird gemeinsam mit der BEM-berechtigten Person beschlossen, wer im nächsten Schritt ggf. zusätzlich mit eingebunden werden soll (siehe Abschnitt "Wer sind die Beteiligten?").

Der nachfolgend dargestellte Schritt "BEM-Gespräch(e)" kann insbesondere bei Kleinbetrieben auch im Rahmen des Erstgesprächs erfolgen.

4.
BEM-Gespräch(e)

Ziel ist das Festlegen des weiteren Vorgehens - im besten Falle vor der Rückkehr der bzw. des erkrankten Beschäftigten. Zur Vorbereitung müssen alle notwendigen Informationen zusammengestellt werden, die der Wiedereingliederung der BEM-berechtigten Person dienen. Hierzu zählen die künftig zu erwartende Leistungsfähigkeit, die Qualifikation sowie die Ziele der BEM-berechtigten Person. Auch die Arbeitsplatzanforderungen und Auswertungen der Gefährdungsbeurteilung sind zu berücksichtigen.

Tipp: Informative Unterlagen, kompetente Ansprechpersonen zum BEM und bekannte Gesprächsleitfäden erleichtern die BEM-Gespräche.

Es kann sehr sinnvoll sein, hier auf die Expertise weiterer Beteiligter (siehe Abschnitt "Wer sind die Beteiligten?") zurückzugreifen. Über die Teilnahme dieser unterstützenden Personenkreise entscheidet die BEM-berechtigte Person vorab im Erstgespräch. Alle Beteiligten unterliegen der Schweigepflicht.

Die oder der BEM-Berechtigte bleibt jederzeit Hauptperson des Verfahrens. Diese sollte direkt nach ihren Ideen und Lösungsvorschlägen gefragt werden. Auf dieser Grundlage werden anschließend gemeinsam Maßnahmen entwickelt. Diese können auch nur vorübergehend sein.

Beispiele sind:

• Beschaffung und / oder Einsatz von technischen Hilfsmitteln

• Anpassung des Arbeitsplatzes

• Anpassung der Arbeitszeiten

• Vermeidung von Kundenkontakten oder Dienstreisen in einem definierten Zeitraum

• Stufenweise Wiedereingliederung

Tipp: Oftmals wird die stufenweise Wiedereingliederung (es wird auch vom "Hamburger Modell" gesprochen) mit dem BEM verwechselt. Bei der stufenweisen Wiedereingliederung erstellt die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt gemeinsam mit einer oder einem erkrankten Beschäftigten einen Stufenplan zur schrittweisen Rückkehr zur Arbeit. Arbeitszeit und die Arbeitsbelastung werden zuerst reduziert und dann über einen festgesetzten Zeitraum Schritt für Schritt wieder gesteigert. Voraussetzung dafür ist das ärztliche Befürworten sowie die Prognose, dass eine volle Belastbarkeit der oder des Erkrankten langfristig wieder erreicht werden kann. Mit Einverständnis der oder des Beschäftigten kann sich die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt mit der Betriebsärztin oder dem Betriebsarzt über die Arbeitsbelastung abstimmen. Die stufenweise Wiedereingliederung ist somit kein BEM, aber sie kann im Rahmen eines BEMs zum Überwinden von Arbeitsunfähigkeitszeiten eingesetzt werden.

Da Vorgesetzte eine wesentliche Verantwortung während der Maßnahmenumsetzung haben, sollten sie nach Zustimmung durch die BEM-berechtigte Person frühzeitig im Prozess der Maßnahmenentwicklung beteiligt werden.

Sollte aufgrund der Erkrankung ein Einsatz am alten Arbeitsplatz nicht mehr möglich sein, muss über eine alternative Tätigkeit nachgedacht werden. Dazu muss die BEM-berechtigte Person ggf. entsprechend qualifiziert werden. Wenn dies erforderlich ist, sollte zur Klärung einer möglichen Kostenübernahme auch der zuständige Rehabilitationsträger mit eingebunden werden.

5.
Maßnahmenumsetzung und -überprüfung

Alle am BEM Beteiligten sind im Rahmen ihrer Zuständigkeit dafür verantwortlich, dass die vereinbarten Maßnahmen schriftlich festgehalten und zeitnah umgesetzt werden (z. B. in einem Eingliederungsplan). Die BEM-berechtigte Person wird während der Durchführung der Maßnahmen begleitet und unterstützt. Dabei können auftretende Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und beseitigt werden. Es ist dann zu prüfen, ob die eingeleiteten Maßnahmen erfolgreich waren.

6.
Abschluss

Am Ende des BEMs sollten Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber die berechtigte Person z. B. in einem Abschlussgespräch zum Erfolg der Eingliederung und zu ihrer Arbeitsplatzsituation befragen. Das BEM wird beendet, wenn die definierten Ziele erreicht sind. Das BEM gilt auch als abgeschlossen, wenn keine Maßnahmen nötig, möglich oder erfolgreich waren. Der Beginn und das Ende des BEM-Verfahrens sind in der Personalakte zu dokumentieren.