Softwareergonomie (DGUV Information 215-450)
Abschnitt 12.3 – 12.3 Pflichtenheft
Wer eine Software komplett neu erstellen oder eine vorhandene Software ändern lassen will, sollte auf der Grundlage eines Lastenheftes ein Pflichtenheft erstellen. In einem Lastenheft werden die Anforderungen systematisch und detailliert zusammengetragen, die von der zu programmierenden Software in Bezug auf Güte und Funktion überprüfbar erfüllt werden sollen. Es empfiehlt sich, die Inhalte des Lastenheftes schrittweise zu verfeinern. So kann ein Lastenheft zur Markterkundung schrittweise bis hin zu einer Software-Spezifikation der Programmiererin oder des Programmierers verfeinert werden, woraus sich das Pflichtenheft, unter Berücksichtigung der betrieblichen Zielsetzungen, entwickeln lässt.
| Prozessphase | Aufgaben | Informationen über |
| Situation analysieren |
| Arbeitsaufgaben, Zusammenhänge von Arbeitsaufgaben, vor- und nachgelagerte Arbeitsaufgaben, bisherige Probleme der Aufgabenbearbeitung, bisherige Lösungswege etc. |
| Lösung spezifizieren |
| Funktionsteilung Mensch/Arbeitsmittel, Zuschneiden von Arbeitsaufgaben, Zusammenhänge von Arbeitsaufgaben, vor- und nachgelagerte Aufgaben, Flexibilität der Aufgabenbearbeitung, Qualifikationsanforderungen an Beschäftigte, Arbeitsergebnisse etc. |
| Ausschreibung vorbereiten |
| Bestandteile/Gliederung des Pflichtenheftes, Bedeutung von Anforderungen (Basis-, Detail-Anforderungen), Aufgaben als Anforderungen, ergonomische Gestaltung als Anforderungen, Bestimmung der Überprüfung und der Bewertungskriterien etc. |
| Angebote einholen |
| Anbieterinnen und Anbieter, Erfahrungen von bekannten Unternehmen, Kammern, Verbände, Berufsgenossenschaften, Referenzen etc. |
| Angebote prüfen und bewerten (Evaluation) |
| Bedeutung der Bewertung, Pflichtenheft, Lastenheft, Anforderungskatalog etc. |
| Vertrag abschließen |
| |
| Projektumsetzung planen und realisieren |
| Auswirkungen auf Tagesgeschäft, betroffene Arbeitsplätze, betroffene Beschäftigte etc. |
| Arbeitsmittel prüfen und bewerten |
| Bedeutung der Bewertung, Pflichtenheft, Lastenheft, Anforderungskatalog; Prüfprotokoll etc. Grad der Zielerreichung anhand des Pflichtenheftes |
| Arbeitsmittel bereitstellen und abnehmen |
| Zuverlässigkeit und Zweckmäßigkeit des Arbeitsmittels, Pflichtenheft, Anforderungskatalog; Prüfprotokoll, Gewährleistung etc. |
Das Lastenheft ist Grundlage für die Entscheidung darüber, welches Angebot die Anforderungen am besten erfüllen wird. Auf der Basis des Lastenheftes wird mit dem Auftragnehmer das Pflichtenheft entwickelt und vereinbart. Das Pflichtenheft hingegen ist ein wesentlicher Vertragsbestandteil bei der Beauftragung zur Erstellung der Software und dient bei der Abnahme der Software zur Bewertung, ob die gestellten Anforderungen tatsächlich erfüllt bzw. welche Nacharbeiten notwendig sind.
| Inhalt | Informationen über |
| Ausgangslage | bezogen auf das Unternehmen: Charakteristik des Unternehmens, Organisation, Struktur und Umfang des EDV-Einsatzes, Anstoß für die Beschaffung, Projektorganisation etc. |
| IST-Zustand | bezogen auf den Einsatzbereich des zukünftigen Arbeitsmittels: Aufbau der Organisation (Zuständigkeiten, Kompetenzen, Funktionen etc.), Arbeitsabläufe (Welche Aufgaben gehören zusammen oder folgen aufeinander?) und Arbeitsgegenstände (Arbeitsergebnisse), Aufteilung der Arbeitsaufgaben auf die Beschäftigten und auf die Arbeitsmittel, Qualifikation der Beschäftigten, Güte und Menge der Arbeitsmittel etc. |
| Ziele | Beschreibung der Ziele, die durch den Einsatz eines (geänderten/neuen) Arbeitsmittels erreicht werden sollen, jeweils bezogen auf das Beschaffungsprojekt insgesamt und bezogen auf die einzelnen Aufgaben, die im betroffenen Unternehmensbereich von den Beschäftigten bearbeitet werden; für Ziele können bereits Kriterien und Gewichtungen gesetzt werden (Muss-Kriterien, Kann-Kriterien) etc. |
| Anforderungen | Dieser Teil des Lastenheftes ist der wichtigste. Hier kann die Liste "Analyse der Aufgaben der Nutzerinnen und Nutzer sowie der Anforderungen und Funktionen der Software" (Anhang 5) zur Hilfe genommen werden. Präzise Beschreibung der Anforderungen, die an das Arbeitsmittel gestellt werden, das heißt Aufgaben mit Aufgabenzielen und Aufgabenteilen, die durch das Arbeitsmittel unterstützt werden sollen sind notwendig. Die Anforderungen sind für beide oben genannten Zielebenen (Beschaffungsprojekt und Einzelaufgaben im Unternehmensbereich) ausführlich zu dokumentieren. Hinweise über zum Beispiel Aufgabeninhalt, benötigte Eingaben und Ausgaben, Datenbasis und Schnittstellen sollten zusätzlich gegeben werden. Bereits hier müssen allgemeine Basis- und Detail-Anforderungen an eine ergonomische Gestaltung der Software formuliert werden, sowie die Beschreibung der Anforderungen durch eine unter Umständen vorhandene Systemplattform etc. |
| Mengengerüst | Menge eingehender und weitergegebener Daten, Umfang des Datenbestandes, Menge anzuzeigender und einzugebender Daten und Abfragen etc. Hier kann die Liste "Analyse der Aufgaben der Nutzerinnen und Nutzer sowie der Anforderungen und Funktionen der Software" zur Hilfe genommen werden. |
| Qualitäts- und Zielbestimmung | Festlegung von Qualitätsmerkmalen mit zugehörigen Qualitätsgraden des Arbeitsmittels. Die Qualitätsmerkmale müssen messbar sein und die Form ihrer Überprüfung muss festgelegt werden. Bei der Überprüfung der Software wird ermittelt, inwieweit die Anforderungen erfüllt wurden. Qualitätsmerkmale und Prüfkriterien (bisher dokumentierte Anforderungen) sind detailliert und vollständig anzugeben und es ist unter Umständen auch auf allgemeine Richtlinien (Standards, Werksnormen, insbesondere Prüfprotokolle) zu verweisen. Die Überprüfung bildet die Grundlage zur Entscheidung, ob sich mit der Software die formulierten Ziele erreichen lassen etc. Hier kann die Liste "Analyse der Aufgaben der Nutzerinnen und Nutzer sowie der Anforderungen und Funktionen der Software" (siehe Anhang 5) zur Hilfe genommen werden. |
| Test-Aufgaben | Zusammenstellung benutzerbezogener Testfälle, die sich auf umfangreiche Arbeiten mit dem Arbeitsmittel am Arbeitsplatz im Unternehmen unter realen Arbeitsbedingungen mit realen Aufgaben beziehen etc. |
| Ergänzungen | Beschreibung von Ergänzungen oder speziellen Anforderungen und weiterer Leistungen (zum Beispiel Installation, Wartung, Garantie, bauliche und räumliche Voraussetzungen, Testdaten, Hilfspersonal, Normen, Lizenzen, Glossar, Dokumentationen zum Arbeitsmittel, Einführung und Schulung der Beschäftigten) Beschreibung von Anforderungen an anbietende Unternehmen/Entwicklerinnen bzw. Entwickler (zum Beispiel generelle Anbietermerkmale, Referenzen, Projektorganisation, Unterstützung vor, während, nach Projektrealisierung, technischer Support, Leistungsabsicherung, Gewährleistung etc.). |
| Angebots-Aufbau | Vorgaben zur Selbstdarstellung der Anbieterin bzw. des Anbieters, ihrer/seiner kurz gefassten Stellungnahme zum Pflichtenheft, der detaillierten Projektumsetzung (siehe vorherige Punkte), des Zeitplanes, der Kosten, des Supports, der Leistungsabsicherung etc. |
| Administratives | Vorgaben zur Vertraulichkeit, Informationen zur Bewertung des Angebotes und der Projektrealisierung, Rückfragen, Termine etc. |
| Anhang | Anlagen zum Lastenheft wie zum Beispiel Vorgaben zur Qualitätsbestimmung, Prüfung und Bewertung der Software etc. |
Die im Pflichtenheft dokumentierten Anforderungen an die Software bilden die gemeinsame Basis für Beschafferinnen/Beschaffer und Programmiererinnen/Programmierer während eines Projektes.
Die zentrale Bedeutung des Pflichtenheftes im Prozess der Beschaffung von Arbeitsmitteln wie Software verdeutlicht die schematische Darstellung "Prozessphasen und Aufgaben bei der Beschaffung von Individualsoftware".
12.3.1
Struktur und Inhalte eines Pflichtenheftes
Der inhaltliche Aufbau eines Pflichtenheftes muss in seinen Bestandteilen den Zielen entsprechen, die mit dem Softwarekauf verfolgt werden. Da jeder Beschaffungsprozess andere Anforderungen an ein Arbeitsmittel stellt, gibt es nicht das allgemein gültige Standard-Pflichtenheft.
Die Softwareergonomie muss sich möglichst in allen Gliederungsabschnitten des Pflichtenheftes, wie auch bereits im Lastenheft, widerspiegeln. Eine softwareergonomische Gestaltung führt dazu, dass die Beschäftigten an ihrem Arbeitsplatz die anstehenden Arbeitsaufgaben effektiv, effizient und zufriedenstellend bearbeiten können. Daher ist im Pflichtenheft zu dokumentieren, dass diesem Thema ein hoher Stellenwert beigemessen wird. Ein Software-Anbieter sollte auf diese Anforderungen eingehen, um eine qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern.
Die Ziele der softwareergonomischen Gestaltung sind so zu konkretisieren, dass deren Anforderungen entsprechend der Qualitäts- und Zielbestimmung direkt überprüfbar sind.
Die Anforderungen können als Aussagesatz (zum Beispiel "Die Software muss Hilfefunktionen zur Verfügung stellen.") oder als Frage (zum Beispiel "Stellt die Software Hilfefunktionen immer zur Verfügung?") formuliert werden, wobei die betroffene Arbeitsaufgabe genannt sein sollte.
Die Basis-Anforderungen aus den Kriterien zur Prüfung und Bewertung von Softwareergonomie sind wichtige Mindestkriterien der software-ergonomischen Gestaltung. Eine Software sollte diese Basis-Anforderungen erfüllen, um wesentliche Aspekte der ergonomischen Gestaltung zu berücksichtigen.
12.3.2
Prüfung und Bewertung neu entwickelter Software
Das Pflichtenheft dient als Bewertungs- und Entscheidungsgrundlage zur Prüfung und Bewertung. Das Projektteam der Beschaffung und das der Programmierung sollten sehr früh und mehrmals wiederholt überprüfen, welche der im Pflichtenheft dokumentierten Anforderungen an die Software bereits erfüllt sind. Dabei sollten die im Folgenden beschriebenen "Tipps zur Durchführung von Prüfung und Bewertung von in Auftrag gegebener Software" beachtet werden.
Die Abnahme der Software erfolgt erst dann, wenn Benutzerinnen und Benutzer und Projektteam die neue Software nach den Anforderungen des Pflichtenheftes bewertet haben. Das Ergebnis muss zeigen, dass alle dokumentierten Anforderungen an die Software erfüllt sind und die Software so eingesetzt werden kann, dass die anfangs formulierten Zielsetzungen effektiv und effizient erfüllt werden.
Grundsätzlich gilt: Eine systematische und sorgfältige Herangehensweise bei der Beschaffung von Software trägt zu guten Arbeitsbedingungen bei und vermeidet mittel- und langfristig überflüssige Kosten.
 Tipps zur Prüfung und Bewertung von in Auftrag gegebener Software | |
 Bei jeder Prüfung muss jede einzelne (Prüf-)Aufgabe mit der Software von den zukünftigen Benutzerinnen und Benutzern so weit wie möglich ausgeführt werden. Die Prüfung darf nicht nach der ersten Abweichung von einer Muss-Anforderung abgebrochen werden, da das Ziel einer Prüfung immer eine möglichst umfassende Dokumentation aller aktueller Mängel einer Software-Version sein sollte Bei der softwareergonomischen Prüfung sind unter anderem folgende Methoden üblich: lautes Denken der Benutzerinnen oder Benutzer, Videoaufzeichnung aus verschiedenen Blickwinkeln, Usability-Labs. Im Verlauf der Prüfung darf die Software nicht verändert werden. Erst nach dem Abschluss der vollständigen Prüfung darf auch "experimentiert" werden (zum Beispiel Suche nach (Um-)Wegen, wie es vielleicht doch gehen könnte, Ausprobieren nach Veränderungen von Einstellungen etc.). Das Ergebnis einer Prüfung ist ein Prüfprotokoll, in dem die Prüferinnen und Prüfer und weitere anwesende Personen die Prüfbedingungen, das Prüfverfahren und die entdeckten Mängel (z. B. Bug-Liste) dokumentieren müssen. Dafür kann die folgende Checkliste verwendet werden. | Software auch nach folgenden Aspekten prüfen und bewerten:
|