DGUV Information 215-450 - Softwareergonomie (DGUV Information 215-450)

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Abschnitt 12.2, 12.2 Vorgehen beim Softwarekauf
Abschnitt 12.2
Softwareergonomie (DGUV Information 215-450)
Titel: Softwareergonomie (DGUV Information 215-450)
Normgeber: Bund
Amtliche Abkürzung: DGUV Information 215-450
Gliederungs-Nr.: [keine Angabe]
Normtyp: Satzung

Abschnitt 12.2 – 12.2 Vorgehen beim Softwarekauf

Wird neue Software benötigt, empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen mit einer gezielten Analyse einschließlich einer Prüfung der ergonomischen Gestaltung der anzuschaffenden Software. Die Ergebnisse werden in einem Lastenheft dokumentiert. Erst nach einer gewissenhaften Prüfung und Bewertung, gestützt auf nachvollziehbare Prüfkriterien, kann man eine richtige Kaufentscheidung treffen.

Eine sorgfältige Prüfung und Bewertung von Software vor dem Kauf gibt auch Aufschluss über die zu erwartenden Nutzungskosten. Diese sind niedriger, wenn die Software ergonomisch gestaltet und somit an die Fähigkeiten der Benutzerinnen und Benutzer und die zu bearbeitenden Aufgaben angepasst ist.

Folgende Grundsystematik ist bei der Anschaffung neuer Software zu empfehlen:

  • Analyse - Welche Anforderungen und Funktionen soll die neue Software erfüllen?

  • Marktrecherche - Welche fertige Software gibt es, die den Anforderungen gerecht wird?

  • Entscheidung - Gibt es eine fertige Software, die die Kernanforderungen aus dem Lastenheft hinreichend erfüllt oder muss eine individuelle Software entwickelt werden?

Falls es eine fertige Software gibt:

  • Detaillierte Prüfung - Ist die Software geeignet und gebrauchstauglich für die zu bearbeitenden Aufgaben (Durchführung eines umfassenden Praxistests)?

  • Entscheidung - Soll die Software gekauft werden oder ist doch keine geeignete fertige Software auf dem Markt und es muss eine individuelle Software entwickelt werden? (Eventuell sind auch Teile für eine fertige Software neu zu entwickeln.)

Falls eine Software programmiert werden muss:

  • Interne oder externe Ausschreibung - sofern eine Ausschreibung erforderlich ist, sollte das Lastenheft die Grundlage bilden

  • Pflichtenheft erstellen - Welche Aufgaben und Funktionen soll die Software detailliert erfüllen?

  • Detaillierte Prüfung - Ist die Software geeignet und gebrauchstauglich für die zu bearbeitenden Arbeitsaufgaben (Durchführung eines umfassenden Praxistests)?

12.2.1
Analyse - Welche Anforderungen soll die neue Software erfüllen und über welche Funktionen muss sie verfügen?

Zunächst wird analysiert, welche Aufgaben mit der neuen Software durchgeführt werden sollen. Das konkrete Ziel dieser Analyse ist die Ermittlung aller Anforderungen, denen die neue Software entsprechen soll, sowie aller Softwarefunktionen, die dafür notwendig sind. Die Beschreibung der Aufgaben führt zu Kriterien, mit denen die Software geprüft und bewertet werden kann. Das Ergebnis der Analyse wird in einem Lastenheft niedergelegt, auf dessen Basis die detaillierte Prüfung der in Frage kommenden Software vorgenommen werden kann.

Die Beantwortung der nachfolgend aufgeführten Fragen zur Analyse der Aufgaben sowie der Anforderungen und Funktionen der Software unterstützt eine systematische Ermittlung der einzelnen Aufgaben und die Bewertung der Anforderungen an die benötigte Software.

  • Welche Kernaufgaben müssen mit der Software bearbeitet werden?

  • Welche weiteren Aufgaben sollen mit der Software bearbeitet werden?

  • Aus welchen Teilarbeitsschritten setzen sich die Arbeitsaufgaben zusammen?

  • Was soll die Software innerhalb der einzelnen Teilaufgaben leisten?

  • Welche grundlegenden Funktionen muss die Software erfüllen? (z. B.: Drucken, Kopieren, Bearbeiten, Blättern, Auflisten, Einstellungen)

  • Welche speziellen Funktionen in einzelnen Bereichen soll die Software erfüllen? (z. B.: Einlesen von Daten, Rückmeldungen, Statistik)

  • Wie soll die Software für die Arbeitsaufgabe gestaltet sein? (z. B.: Nutzerführung, Oberfläche, Anpassung an bestehende Programme, Orientierungssysteme, Farben)

  • Welche Bedienanforderungen soll die Software erfüllen? (z. B.: Dialoggestaltung, Menüstruktur, Benutzungsschnittstellen, Barrierefreiheit)

  • Mit welchen Programmen muss die Software kompatibel sein? (z. B.: Betriebssystem, andere Anwendungsprogramme, Internet, Intranet, Extranet)

  • Wie soll die Software Fehler behandeln? (z. B.: Sicherheitsabfragen, automatische Fehlerkorrekturen, Fehlerbehandlung durch die Benutzerin oder den Benutzer)

Alle Beteiligten sollten die o. g. Fragen in einer Besprechung gemeinsam beantworten. Zur Vorbereitung empfiehlt es sich, die Fragen vorab von allen Beteiligten einzeln beantworten zu lassen.

12.2.2
Marktrecherche - Wo finden wir die geeignete Software

Nach der Analyse erfolgt eine Recherche auf der Grundlage des erstellten Lastenheftes, ob eine geeignete Software erworben werden kann. Dazu wird ermittelt, welche Software-Produkte verfügbar sind. Diese vergleicht man hinsichtlich der Anwendungsbereiche mit den benötigten Anforderungen und Funktionen.

Prinzipiell sollte man die Software auswählen, die möglichst viele Anforderungen erfüllt und alle benötigten Funktionen aufweist. Gibt es keine geeignete Einzel-Software, ist zu prüfen, ob die Anforderungen durch Nutzung mehrerer Programme zu erfüllen sind.

Gibt es eine Software, die den gestellten Anforderungen entspricht, sollte diese in jedem Fall gründlich geprüft und bewertet werden, bevor sie gekauft wird. Die dafür benötigten Testversionen können in der Regel im Internet heruntergeladen oder vom Handel zur Verfügung gestellt werden.

Ergibt die Recherche, dass keine Software auf dem Markt vorhanden ist, die allen Anforderungen genügt, ist die Entwicklung einer individuellen Software anzustreben.

12.2.3
Detaillierte Prüfung - Nach welchen Kriterien können wir Software prüfen?

Um die Eignung der Software zu prüfen, sollte man in zwei Schritten vorgehen:

  • Prüfung der Software im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen (Vergleich mit den Antworten auf die Fragen aus Abschnitt 12.2.1 mit dem Lastenheft)

  • Prüfung der Software auf Übereinstimmung mit den Qualitätskriterien der Gestaltung (Standards für die ergonomische Gestaltung von Software)

Die Qualitätskriterien der Softwareergonomie ergeben sich u. a. aus Teilen der DIN EN ISO 9241. Informationen hierzu liefern auch die Kapitel 7 "Rechtliche Aspekte", 8 "Informationsdesign" und 9 "Interaktionsdesign".

Es ist nicht selbstverständlich, dass die Software auch tatsächlich die Qualitätskriterien der Softwareergonomie berücksichtigt. Daher muss mithilfe konkreter Aufgaben aus den einzelnen Arbeitsbereichen überprüft und bewertet werden, ob die Software für die auszuführenden Aufgaben ergonomisch gestaltet ist. So kann man wesentliche Gestaltungsmängel erkennen.