DGUV Information 211-031 - Einsatz von bordeigenen Kommunikations- und Informati...

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Abschnitt 6.2, Gestaltungshinweise zur Organisation (O)
Abschnitt 6.2
Einsatz von bordeigenen Kommunikations- und Informationssystemen mit Bildschirmen an Fahrerarbeitsplätzen (bisher: BGI/GUV-I 8696)
Titel: Einsatz von bordeigenen Kommunikations- und Informationssystemen mit Bildschirmen an Fahrerarbeitsplätzen (bisher: BGI/GUV-I 8696)
Normgeber: Bund
Amtliche Abkürzung: DGUV Information 211-031
Gliederungs-Nr.: [keine Angabe]
Normtyp: Satzung

Abschnitt 6.2 – Gestaltungshinweise zur Organisation (O)

6.2.1
Schulung/Einweisung in die Anwendung

Bildschirmgeräte am Fahrerarbeitsplatz sind Arbeitsmittel. Um einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsprozesses zu gewährleisten, ist es notwendig, dass der Fahrer das Bildschirmgerät ebenso beherrscht wie das Fahrzeug selbst und das Bildschirmgerät auch in gleicher Weise als integralen Bestandteil des Arbeitsablaufs empfindet. Grundsätzlich sollte daher folgendes gelten:

  • Fahrer, die erstmalig mit dem Bildschirmgerät am Fahrerarbeitsplatz arbeiten, sollen eine spezielle Schulung in der Benutzung des Bildschirmgerätes erhalten. Bei der Durchführung der Schulung sollten insbesondere folgende Empfehlungen beachtet werden:

    • Unterschiedliche Individuen haben auch unterschiedliche Vorkenntnisse und Affinitäten zur Informationstechnologie. Es sollte daher nicht eine Standardschulung für alle sondern zumindest eine nach Anfängern und Fortgeschrittenen getrennte Schulung durchgeführt werden.

    • Die Schulung sollte sich nicht nur auf die Bedienung des Bildschirmgerätes beschränken sondern auch auf die damit verbundenen Prozesse außerhalb des eigentlichen Arbeitsbereichs des Fahrers eingeht. So wird beim Fahrer ein Verständnis für die Einbettung der eigenen Arbeit in das weitere betriebliche Umfeld geschaffen.

    • Auf das Verhalten im Fehlerfall, z.B. bei Störung oder Ausfall des Bildschirmgerätes sollte ebenfalls eingegangen werden. Auf diese Weise werden Handlungsalternativen im Fehlerfall gegründet.

  • Bei Veränderung oder Anpassung der Hard- oder Software der Bildschirmgeräte sollte den Fahrern eine Nachschulung über die Veränderungen gewährt werden.

  • Der praktische Umgang mit dem Bildschirmgerät im alltäglichen Arbeitsablauf muss ausreichend geübt werden. Ein bloßes "Learning by doing" im realen Einsatz kann zu weiteren Belastungen führen. Daher sind für die Übungsphase entweder spezielle "Spielumgebungen" vorzusehen oder der reale Arbeitseinsatz zumindest vorübergehend belastungsvermindert zu gestalten. Dies kann beispielsweise durch eine verringerte Auftragsbelastung, Hilfe durch Kollegen vor Ort oder auch eine entsprechende Tolerierung von Fehlbedienungen und der dadurch möglicherweise entstehenden Behinderungen erfolgen.

6.2.2
Handhabung von Verbesserungsvorschlägen

Bei den folgenden Empfehlungen handelt es sich um grundsätzliche Maßnahmen, die nicht spezifisch sind für Fahrerarbeitsplätze mit bordeigenen Informations- und Kommunikationssystemen. Sie haben jedoch eine besondere Bedeutung für diese Arbeitsplätze, insbesondere wenn mit Hilfe der Systeme Arbeitsaufgaben mit komplexer Information und Kommunikation, z.B. zwischen Einsatzleitstellen und Fahrern bewältigt werden müssen.

In der täglichen Arbeit mit den Bildschirmgeräten tauchen u.U. Fehler, Probleme oder Ideen zur Verbesserung des Systems auf, die in der Entwurfsphase nicht erkannt wurden. Diese sollten durch einen entsprechenden Prozess erfasst und einer stetigen Verbesserung des Systems zugeführt werden. Für eine motivierte und aktive Mitarbeit der Fahrer ist hierbei eine Rückmeldung über den Verbleib und Bearbeitungsstatus von Meldungen seitens der Fahrer erforderlich. Auch hierfür sind geeignete Prozesse zu gestalten. Mindestens sollten bei der Gestaltung der Prozesse folgende Prinzipien beachtet werden:

  • Jeder Verbesserungsvorschlag wird entgegengenommen und bearbeitet.

  • Die Begutachtung eines Verbesserungsvorschlags erfolgt nicht durch den unmittelbaren Vorgesetzten sondern durch die Fachabteilungen.

  • Die Kollegen des Vorschlagenden, die ebenfalls von der vorgeschlagenen Verbesserung betroffen sind, werden am Begutachtungsprozess beteiligt.

  • Der Vorschlagende erhält Rückmeldung über den Stand der Bearbeitung sowie im Falle einer Ablehnung über die sachlichen Gründe, die zur Ablehnung des Verbesserungsvorschlags geführt haben.

  • Angenommene Verbesserungen werden gesammelt und im Rahmen einer geplanten neuen Prozessversion umgesetzt.

6.2.3
Information und Erfahrungsaustausch

Da die einzelnen Fahrer eines Arbeitsbereichs in der Regel getrennt und verteilt tätig sind, ist es notwendig, Möglichkeiten zu einem Informations- und Erfahrungsaustausch über die Arbeit mit dem Bildschirmgerät am Fahrerarbeitsplatz zu schaffen. Diese können dann einerseits dazu genutzt werden, um zentral Informationen, wie beispielsweise über anstehende Neuerungen des Systems oder Änderungen im Arbeitsablauf, an alle Fahrer zu verteilen. Und anderseits kann hierdurch ein durch die Fahrer selbst gesteuerter Austausch von Erfahrungen über den Umgang mit dem Bildschirmgerät bei der täglichen Arbeit angeregt werden. Möglichkeiten zur Gestaltung eines solchen Informations- und Erfahrungsaustausches können sein:

  • regelmäßige Präsenzbesprechungen (Gruppenbesprechung)

    In der Regel besteht für solche Besprechungen eine feste Tagesordnung. Die Arbeit mit dem Bildschirmgerät am Fahrerarbeitsplatz sollte zu einem Punkt dieser festen Tagesordnung gemacht werden.

  • Schichtübergabebesprechung

    Diese Besprechungen können für die gezielte Weitergabe von Informationen und Erfahrungen der Fahrer untereinander genutzt werden.

  • nach Bedarf einberufene fachliche Informationsveranstaltungen

    Hier werden alle betroffenen Fahrer, z.B. durch die IT-Abteilung oder die prozessverantwortliche Abteilung über wesentlichen Änderungen oder Neuerungen informiert.

  • Aushänge mit Fachinformationen

    Weitere Informationen, die nicht unmittelbar für die Ausführung der Arbeitsaufgaben notwendig sind, können durch Aushänge verbreitet werden. Es sollte dabei darauf geachtet werden, dass die Aushänge an solchen Stellen platziert werden, die von möglichst vielen Fahrern regelmäßig frequentiert werden, wie z.B. Eingangsbereiche oder Sozialräume. Gegebenenfalls sollten Informationsaushänge an mehreren, verschiedenen solchen Stellen platziert werden.

Grundsätzlich ist die Informationsweitergabe nach dem Push-Prinzip zu bevorzugen (die ersten drei der aufgeführten Möglichkeiten), d.h. alle für die Durchführung einer Arbeitsaufgabe notwendigen Informationen sollten gleichzeitig mit der Arbeitsaufgabe vom Absender weitergegeben werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Information die Empfänger tatsächlich erreicht. Informationen, die nach dem Pull-Prinzip, d.h. durch eigenverantwortliches Nachfragen der Empfänger weitergegeben werden (letztere der aufgeführten Möglichkeiten), können durchaus auch von den Adressaten übersehen werden. Solche Maßnahmen sind daher allenfalls eine zusätzliche Möglichkeit.

6.2.4
Bedienung des Bildschirmgeräts während der Fahrt

Die Bedienung des Bildschirmgerätes während der Fahrt birgt ein nicht zu unterschätzendes Gefahrenrisiko. Selbst ein nur kurzer Blick auf den Bildschirm und eine eventuelle Bestätigung eines Auftrages durch Tastendruck stellt eine Ablenkung vom Verkehrsgeschehen dar, die durchaus zu einer kritischen oder sogar Unfallsituation führen kann. Beweggründe für die Betätigung des Bildschirmgerätes während der Fahrt sind u.a.:

  • Allgemeiner Arbeits- und Zeitdruck.

  • Anhalten auf sicherer Position zur Bedienung des Bildschirmgerätes ist nicht immer und überall möglich.

  • Ein neu eintreffender Auftrag muss innerhalb einer bestimmten Zeit vom Fahrer bestätigt werden, ansonsten wird der Auftrag anderweitig vergeben und es kommt u.U. zu Rückfragen durch die Einsatzleitung.

Um hier eine unmittelbare Gefährdung des Fahrers und ggf. weiterer Verkehrsteilnehmer zu vermeiden, sind folgende Grundsätze zu berücksichtigen:

  • Arbeits- und Zeitdruck

    Die Arbeitsbelastung muss so gestaltet werden, dass der Fahrer nicht gezwungen ist, Aufträge während der Fahrt am Bildschirmgerät zu bearbeiten, um die Vorgaben zu einzuhalten. Fahrt- und Rüstzeiten sind daher in die Disposition einzuplanen.

  • Anhalte- und Parkpositionen

    Auf eigenem Betriebsgelände ist eine ausreichende Anzahl von sicheren Anhalte- und Parkpositionen in geeigneter Verteilung einzurichten. Der Fahrer kann diese Positionen nutzen, um außerhalb der Verkehrs- und Transportwege sicher anzuhalten und das Bildschirmgerät zu bedienen.

  • Disposition

    Die Disposition ist so zu gestalten, dass Aufträge, die vom Fahrer nur deswegen nicht bearbeitet wurden, weil er sich in einer kritischen Verkehrssituation befand oder keine geeignete Anhalteposition aufgefunden hat, nicht automatisch als bewusste Ablehnung von Arbeitsaufträgen gewertet werden.

Zusätzlich können ggf. technische Maßnahmen, die die Bedienung des Bildschirmgerätes während der Fahrt vermeiden, realisiert werden. Beispiele sind:

  • Einrichtung einer speziellen Fahrten-Taste am Bildschirmgerät

    Ist beispielsweise die Durchführung einer längeren Fahrt erforderlich, so kann der Fahrer durch Betätigen dieser Taste der Disposition bzw. Einsatzleitung übermitteln, bis zum Ende der Fahrt oder dem Erreichen einer sicheren Anhalteposition (signalisiert durch erneutes Betätigen der Taste) keinen Auftrag übermittelt zu bekommen.

  • Sperrung des Bildschirmgerätes bei Fahrt

    Die Bedienung und ggf. auch das Ablesen des Bildschirmgerätes kann durch geeignete technische Kopplung während der Fahrt des Fahrzeugs gesperrt werden. Auf diese Weise kann eine Bedienung des Bildschirmgerätes während der Fahrt vollständig verhindert werden.

6.2.5
Unterstützende Prozesse

Ein Bildschirmgerät am Fahrerarbeitsplatz ist kein unabhängiges Arbeitsmittel sondern Teil eines größeren Gesamtsystems. Dieses größere System enthält in der Regel technische und organisatorische Komponenten. Als Beispiele für technische Komponenten sind WLAN-Netze, Server, Speichermodule, Telekommunikationsanlagen zu nennen. Beispiele für organisatorische Komponenten sind Zuständigkeiten sowie unterstützende Prozesse für die jeweiligen technischen Komponenten, unterstützende Prozesse für den Fahrer, Schnittstellen zwischen organisatorischen Einheiten. Den unterstützenden Prozessen kommt eine besondere Bedeutung zu, da sie für den ungestörten Arbeitsablauf notwendig sind.

Unterstützende Prozesse mit besonderer Relevanz für die Arbeit mit Bildschirmgeräten an Fahrerarbeitsplätzen sind u.a.:

  • IT-Service/Wartung

    Im Falle einer Störung des Bildschirmgerätes oder des umgebenden Systems muss eine schnelle Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit gewährleistet sein. Dies ist auch im Interesse eines möglichst störungsfreien und damit belastungsoptimierten Arbeitsablaufs. Geeignete Service- bzw. Wartungsprozesse sind hierfür zu gestalten.

  • Kompetenzbildung

    Die Arbeit mit einem Bildschirmgerät am Fahrerarbeitsplatz muss durch geeignete Einweisungen, Schulungen und ggf. Trainings eingeführt und begleitet werden. Dies bezieht sich nicht nur auf die unmittelbare Arbeit mit dem Bildschirmgerät sondern auch auf die oben angesprochenen alternativen Arbeitsabläufe ohne Bildschirmgerät. Hierfür ist eine umfassende Kompetenzbildung erforderlich, für die geeignete Prozesse gestaltet werden müssen.

6.2.6
Besser gut konzipieren als nachbessern!

Es wird empfohlen, die in dieser BGI dargestellte systematische Betrachtung aller wesentlichen Seiten der Gestaltung des Einsatzes von Bildschirmgeräten an Fahrerarbeitsplätzen schon in der Konzeptionsphase vor der betrieblichen Einführung heranzuziehen. Folgenden Aspekten sollte dabei besondere Beachtung geschenkt werden:

  • Eine gute Benutzbarkeit ist nicht nur eine Frage ergonomisch gestalteter Technik sondern umfasst auch individuelle und organisatorische Aspekte. Die Gesamtheit aller dieser Aspekte, die für eine gute Benutzbarkeit des zu entwerfenden Systems relevant sind, sollte in einer TOP-Analyse (Technik, Organisation, Person) erfasst werden.

  • Die betroffenen Fahrer als die zukünftigen Anwender des Systems sollten zu allen sie betreffenden Aspekten außerdem persönlich einbezogen werden.

  • Das entworfene Arbeitssystem sollte vor der Produktivsetzung neben den reich technischen Tests auch ausführlichen Benutzbarkeitstest, insbesondere im Hinblick auf die in der Analysephase gewonnenen Anforderungen durch die zukünftigen Anwender, also die Fahrer selbst, getestet und bei Bedarf noch verbessert werden.