DGUV Information 215-830 - Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen (...

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Abschnitt 2.1, 2.1 Fremdfirmeneinsatz aus der Sicht des Auft...
Abschnitt 2.1
Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen (bisher: BGI 865)
Titel: Einsatz von Fremdfirmen im Rahmen von Werkverträgen (bisher: BGI 865)
Normgeber: Bund
Amtliche Abkürzung: DGUV Information 215-830
Gliederungs-Nr.: [keine Angabe]
Normtyp: Satzung

Abschnitt 2.1 – 2.1 Fremdfirmeneinsatz aus der Sicht des Auftraggebers

Bild 2-1: Fremdfirmeneinsatz aus der Sicht des Auftraggebers

A 1Leistungsverzeichnis erstellen

Beabsichtigt ein Unternehmer, eine Arbeitsaufgabe durch eine Fremdfirma erledigen zu lassen, ist vor der Auftragsvergabe der Vertragsgegenstand im Werk- oder Dienstvertrag konkret festzulegen.

Der Auftraggeber - je nach Unternehmensgröße kann dies der Unternehmer selbst oder auch eine beauftragte Planungs- oder Instandhaltungsabteilung sein - erstellt ein entsprechendes Leistungsverzeichnis (z.B. in Form eines Pflichtenheftes oder einer Zeichnung).

In der Regel wird die zu erbringende Leistung ausgeschrieben.

A 2Fremdfirma auswählen und "Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen" übergeben

Bei der Auswahl der Fremdfirma sollte der Auftraggeber nicht nur ökonomische Faktoren (z.B. Kosten und Zeitdauer für den Auftrag) vergleichen, sondern auch Sicherheit und Gesundheitsschutz einbeziehen. So sollten zusätzlich Referenzen der Fremdfirmen (z.B. Unfallzahlen für die letzten Jahre) oder Zertifizierungen angefordert werden.

Nach Auswahl der Fremdfirma wird zwischen Auftraggeber und Fremdunternehmer ein Vertrag abgeschlossen, in welchem die "Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen" (Beispiel Anhang 1) Vertragsbestandteil sind.

In den oftmals in mehreren Sprachen ausgeführten Arbeitsschutzbestimmungen werden Anmeldung, Unterweisung, Verhalten im Normal- und im Alarmfall, Zuständigkeiten, Weisungsbefugnisse, Untersagungen und weitere Bestimmungen geregelt. Es ist notwendig, die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen durch den Fremdunternehmer bestätigen zu lassen. Dieses kann in der "Fremdfirmenerklärung" geschehen (Beispiel Anhang 2).

Im Vertrag sollten auch Regelungen zum Personaleinsatz der Fremdfirma getroffen werden. So sollte der Fremdunternehmer verpflichtet werden, nur geeignetes, ausreichend qualifiziertes und unterwiesenes Personal unter Einhaltung einschlägiger gesetzlicher, tariflicher und sonstiger Vorschriften einzusetzen.

Sofern der Fremdunternehmer Subunternehmer (Nachauftragnehmer) einsetzen will, ist der Auftraggeber über deren Einsatz vor Beginn der Arbeiten zu informieren (siehe Fremdfirmenerklärung, Beispiel Anhang 2). Ein Vetorecht des Auftraggebers für den Einsatz von Subunternehmern sollte vertraglich vereinbart werden.

Beispiel:Der Fremdunternehmer unterzeichnet die Fremdfirmenerklärung und übergibt diese mit einer Liste der Subunternehmer an den Auftraggeber. Ein Subunternehmer ist dem Auftraggeber durch häufiges Umgehen der Arbeitsschutzbestimmungen bekannt. Er legt sein Vetorecht ein. Der Fremdunternehmer muss einen neuen Subunternehmer vertraglich binden.

 

A 3Auftragsverantwortlichen festlegen und bekannt geben

Der Auftraggeber wählt einen Auftragsverantwortlichen aus und teilt ihn dem Fremdunternehmer mit. Die Bekanntgabe sollte schriftlich, z.B. in der "Fremdfirmenerklärung", erfolgen.

Der Auftragsverantwortliche ist der Ansprechpartner für den Fremdunternehmer, speziell des Verantwortlichen der Fremdfirma. Seine Aufgaben sind z.B. die Unterweisung des Verantwortlichen der Fremdfirma, ggf. die Koordination, die Überwachung und die Abnahme der Leistung.

Beispiel:In einem Unternehmen soll ein Regallager in einer Lagerhalle errichtet werden. Der Auftrag ergeht an eine Fremdfirma. Als Auftragsverantwortlicher wird von der Geschäftsleitung der Meister für Lagerhaltung beauftragt und dem Fremdunternehmer bekanntgegeben. Der Auftragsverantwortliche stimmt die Arbeiten mit dem Fremdunternehmer ab.

 

Beispiel:In einer Werkstatt eines mittelständischen Unternehmens soll die Beleuchtung erneuert werden. Der Auftrag wird durch den Werkstattmeister an eine Elektrofirma erteilt. Der Werkstattmeister stimmt die Arbeiten mit dem Fremdunternehmer selbst ab.

Der Auftragsverantwortliche übernimmt Unternehmerpflichten. Die beauftragte Person muss für die Aufgabe geeignet sein.

Der Auftragsverantwortliche kann gleichzeitig der Koordinator sein. Dazu muss er ausreichende Kenntnisse im Arbeitsschutz besitzen und für die Koordination Weisungsbefugnisse bekommen.

A 4Verantwortlichen der Fremdfirma einweisen   →   

Der Fremdunternehmer hat dem Auftraggeber den Verantwortlichen bekannt gegeben. Der Auftragsverantwortliche weist den Verantwortlichen der Fremdfirma ein. In der Einweisung werden zum einen vertiefend betriebsspezifische Regelungen vermittelt, wie sie z. B. in den "Arbeitsschutzbestimmungen für Fremdfirmen" festgelegt sind, zum anderen wird auf die konkreten Arbeitsbedingungen eingegangen, die zum Zeitpunkt der Auftragsdurchführung bestehen.

Beispiel:Ein Fremdunternehmer ist mit der Wartung von Maschinen beauftragt worden. Im festgelegten Zeitraum muss infolge einer Havarie die Stromversorgung kurzzeitig abgeschaltet werden. Der Verantwortliche der Fremdfirma wird in die notwendigen Maßnahmen eingewiesen.

Die Einweisung sollte in einem Protokoll dokumentiert werden (Beispiel Anhang 3). Im Einweisungsprotokoll wird ausdrücklich auf die Pflicht des Verantwortlichen der Fremdfirma hingewiesen, dass dieser die zum Einsatz kommenden Mitarbeiter der Fremdfirma nachfolgend zu unterweisen hat.

Bild 2-2: Einweisung des Verantwortlichen der Fremdfirma durch den Auftragsverantwortlichen

 

A 5Ausweise für Fremdfirmenmitarbeiter ausgeben

Es hat sich in größeren Unternehmen oder in speziellen Einrichtungen bewährt, Fremdfirmenmitarbeitern Ausweise (ggf. mit Lichtbildern) auszustellen, wenn der Auftrag länger andauert.

Im Rahmen der Erstellung von Ausweisen bietet es sich an, die Sozialversicherungsausweise zu überprüfen. Bei Einsatz von Beschäftigten aus Staaten, die nicht der EU angehören, sollte zusätzlich die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis überprüft werden.

Die Ausweise berechtigen z.B. zum Betreten des Werksgeländes und dienen zur Identifikation als Fremdfirmenmitarbeiter. Deshalb sind die Ausweise von den Fremdfirmenmitarbeitern stets an der Person mitzuführen.

Bild 2-3: Werksausweis der ThyssenKrupp Steel AG (Muster)

 

A 6Gegenseitige Gefährdungen ermitteln und Sicherheitsmaßnahmen festlegen   +   

Der Auftragsverantwortliche und der Verantwortliche der Fremdfirma ermitteln gemeinsam bei Notwendigkeit vor Ort - unter Einbeziehung des von der Fremdfirma erstellten Arbeitsablaufplanes - Gefährdungen, die sich bei Ausführung der Arbeiten für die eigenen Mitarbeiter und für die Fremdfirmenmitarbeiter ergeben können.

Wurden Gefährdungen ermittelt, müssen Sicherheitsmaßnahmen festgelegt werden. Zur Ermittlung von Gefährdungen und zum Festlegen von Maßnahmen haben sich in der Praxis Checklisten bewährt (Bild 2-5 auf Seite 16, Beispiel Anhang 4).

Beispiel:Eine Fremdfirma hat den Auftrag, Dachfenster auszutauschen. Bei der Vor-Ort-Begehung stellen der Auftragsverantwortliche und der Verantwortliche der Fremdfirma fest, dass zusätzlich zu den bisher festgelegten Sicherheitsmaßnahmen eine Absperrung des Bereiches für die Dauer der Arbeiten notwendig wird.

Abgestimmte Sicherheitsmaßnahmen sollten schriftlich fixiert werden und bei der Auftragsausführung vor Ort vorliegen.

Bild 2-4: Gemeinsame Ermittlung von Gefährdungen
(Auftragsverantwortlicher, Verantwortlicher der Fremdfirma, zuständiger Meister)

 

Checkliste für Auftraggeber und Auftragnehmer

 

 
Tätigkeitsbeschreibung:
 
Auftrags-Nr.:
Ausführungsort (Bereich, Abteilung):Dauer vom:bis:
  
AuftraggeberAuftragnehmer
Name:Name:
Anschrift:Anschrift:
  
Koordinator:Telefon:                    Verantwortlicher:Telefon:                    
Sicherheitsfachkraft:Telefon:Sicherheitsfachkraft:Telefon:
Bereichsverantwortlicher:
 
Telefon:Nachuntemehmen (Sub) vorhanden:[_] ja[_] nein

 

Gefährdungen
  AuftraggeberAuftragnehmer
1.Arbeiten in Gruben, engen Räumen ...[_][_]
2.Absturz[_][_]
3.Elektrische Gefährdungen[_][_]
4.Quetschung durch bewegte Maschinenteile[_][_]
5.bewegte Transportmittel (Flurförderzeuge, Krane)[_][_]
6.Heben oder Transportieren besonderer Güter (scharfkantig, feuerflüssig, ...)[_][_]
7.Gefahrstoffe[_][_]
8.Verbrennungen, Verbrühungen (heiße Oberflächen und Medien)[_][_]
9.Brand (Schweißarbeiten, ...)[_][_]
10.Explosion[_][_]
11.Lärm/Vibration[_][_]
12.gegenseitige Gefährdungen (überschneidende Arbeitsplätze, mehrere Ebenen)[_][_]
13.Sonstige:[_][_]
 _______________________________________________[_][_]
 _______________________________________________[_][_]
    

 

Maßnahmen

1. Festlegung von Schutzmaßnahmen zu den oben angekreuzten Gefährdungen
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
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Bild 2-5: Checkliste für Auftraggeber und Auftragnehmer (Ausschnitt aus Anhang 4)

A 7Koordinator (bei gegenseitigen Gefährdungen) in Abstimmung mit Fremdunternehmer festlegen und bekannt geben

Liegen gegenseitige Gefährdungen vor, so haben Auftraggeber und Fremdunternehmer einen Koordinator zu bestimmen, welcher die Arbeiten aufeinander abstimmt.

In der Praxis wird dieser Koordinator in der Regel vom Auftraggeber bestellt (Beispiel Anhang 5) und dem Fremdunternehmer (z.B. in der "Fremdfirmenerklärung", Beispiel Anhang 2) bekannt gegeben.

Der Koordinator muss zur Durchsetzung von Sicherheit und Gesundheitsschutz Weisungsbefugnis haben. Die Weisungsbefugnis sollte schriftlich festgelegt werden.

Der Koordinator muss eingreifen, wenn vereinbarte festgelegte Sicherheitsmaßnahmen nicht durchgeführt, Arbeitsschutzbestimmungen missachtet oder Personen gefährdet werden.

Beispiel:Eine Fremdfirma übernimmt in einem Unternehmen Transportaufgaben. Dazu müssen Bereiche befahren werden, in denen Bauarbeiten durchgeführt werden. Der für die Koordinierung der Bau- und Transportarbeiten eingesetzte Mitarbeiter unterbricht den Transport, dA die Verkehrswege nicht genügend abgesichert sind.

Grundsätzlich sollte ein Eingreifen des Koordinators immer über den unmittelbaren Vorgesetzten (z. B. über den Verantwortlichen der Fremdfirma) erfolgen.

Eine Ausnahme von diesem Regelfall ist dann gegeben, wenn eine unmittelbare Gefahr für Personen besteht. In diesem Fall hat der Koordinator unverzüglich entsprechende Maßnahmen einzuleiten (z.B. Arbeitsunterbrechung, Anweisen von zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen).

Der jeweilige Vorgesetzte ist danach umgehend zu informieren.

A 8Aufsichtführenden (bei besonderen Gefahren) in Abstimmung mit Fremdunternehmer festlegen und bekannt geben

Tätigkeiten mit besonderen Gefahren müssen durch einen Aufsichtführenden überwacht werden, über dessen Bereitstellung sich Auftraggeber und Fremdunternehmer abstimmen müssen.

Die Initiative muss hierbei vom Auftraggeber ausgehen.

A 9Eigene Mitarbeiter unterweisen

Mitarbeiter des eigenen Unternehmens müssen eine spezielle Unterweisung erhalten, wenn sich aus dem Fremdfirmeneinsatz zusätzliche Gefährdungen ergeben, neue Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden müssen oder sich Arbeitsabläufe ändern.

Die Unterweisung hat durch den unmittelbaren Vorgesetzten evtl. unter Beteiligung des Auftragsverantwortlichen bzw. des Koordinators zu erfolgen. Sie muss dokumentiert werden (Beispiel Anhang 6).

Beispiel:In einem Großraumbüro sollen durch eine Fremdfirma die Deckenleuchten gereinigt werden. Der Abteilungsleiter weist die im Büro tätigen Sachbearbeiterinnen vor Ausführung der Reinigungsarbeiten auf zusätzliche Gefährdungen und auf die vereinbarten Maßnahmen hin.

 

A 10Maßnahmen kontrollieren

Der Auftragsverantwortliche bzw. Koordinator überprüft, ob die Fremdfirmenmitarbeiter die festgelegten Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und einhalten. Sind die Maßnahmen unzureichend bzw. garantieren sie nicht den sicheren Zustand über eine längere Zeit, müssen gemeinsam mit dem Verantwortlichen der Fremdfirma, der örtlich zuständigen Führungskraft des Auftraggebers und ggf. unter Einbeziehung von Fachkräften (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt) neue Maßnahmen festgelegt werden.

A 11Feedback-Gespräch führen und Fremdfirma bewerten

Der Auftraggeber wird sich in der Regel nach erfolgter Ausführung des Auftrages ein eigenes Bild von der Fremdfirma machen.

Wurde der Arbeitsauftrag dem Leistungsverzeichnis entsprechend erfüllt und gleichzeitig die Sicherheit und Gesundheit aller Mitarbeiter gewahrt und Sachwerte nicht beschädigt, qualifiziert ihn dies für mögliche Folgeaufträge.

Zur Bewertung der Fremdfirma hat sich die Verwendung einer Checkliste (Beispiel Anhang 7) bewährt.