DGUV Information 215-441 - Büroraumplanung Hilfen für das systematische Planen u...

Online-Shop für Schriften

Jetzt bei uns im Shop bestellen

Jetzt bestellen
Abschnitt 4, 4 Bürokonzept
Abschnitt 4
Büroraumplanung Hilfen für das systematische Planen und Gestalten von Büros (DGUV Information 215-441)
Titel: Büroraumplanung Hilfen für das systematische Planen und Gestalten von Büros (DGUV Information 215-441)
Normgeber: Bund
Amtliche Abkürzung: DGUV Information 215-441
Gliederungs-Nr.: [keine Angabe]
Normtyp: Satzung

Abschnitt 4 – 4 Bürokonzept

Das Bürokonzept bestimmt die Arbeitsweise für die Beschäftigten und legt fest, ob sie zum Beispiel einzeln, zu zweit oder in Teams im Raum arbeiten oder ob sich mehrere Beschäftigte einen Arbeitsplatz teilen und die Beschäftigten auch in einem Büro zuhause arbeiten. Zur effektiven Erledigung der Arbeitsaufgaben und zur Umsetzung der Arbeitsorganisation sowie zur Förderung der Unternehmenskultur ist ein geeignetes Bürokonzept festzulegen, in dem die Büroraumformen und Organisationsformen bestimmt werden. Bürokonzepte sind zum Beispiel:

  • Einzelbüro *)

  • Mehrpersonenbüro *) (zwei bis sechs Personen)

  • Gruppenbüro

  • Kombibüro

  • Großraumbüro

  • Open Space Office, Offene Bürolandschaft

  • Desk Sharing, Non-territoriales Büro

  • Call Center

  • Homeoffice/Telearbeit

Im Folgenden werden die einzelnen Konzepte und Anwendungsbereiche kurz beschrieben. Die Vor- und Nachteile werden gegenübergestellt, um Kriterien für die Auswahl der Konzepte zu geben. Hierbei handelt es sich um idealtypische Konzepte. In der Praxis sind eher Mischformen vorzufinden.

Jeder Beschäftigte arbeitet in seinem eigenen Büro. Einzelbüros sind in der Regel entlang der Fensterfassade des Gebäudes angeordnet und über einen gemeinsamen Flur zugänglich.

Vorteile:

  • Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten ist möglich

  • Individuelle Arbeitsplatzgestaltung ist möglich zum Beispiel Pflanzen, Bilder

  • Vertrauliche Gespräche können geführt werden

  • Wichtige Kundengespräche können ungestört geführt werden

  • Individuelle Regulierung von Beleuchtung, Sonnenschutz und Raumklima ist möglich

Nachteile:

  • Flächenaufwändig (Raum und Flure)

  • Fehlende Flexibilität bei neuen Raumanforderungen (feste Wände können nicht schnell an neue organisatorische Anforderungen angepasst werden)

  • Für Teamarbeit ist eine schnelle, spontane und persönliche Abstimmung erschwert

In Mehrpersonenbüros arbeiten in der Regel zwei bis sechs Beschäftigte. Mehrpersonenbüros sind meist entlang der Fensterfassade des Gebäudes angeordnet und über einen gemeinsamen Flur zugänglich.

Vorteile:

  • Guter Informationsaustausch, gute Kommunikation sowie einfache Abstimmung für Beschäftigte möglich

  • Vertretung lässt sich einfach organisieren

Nachteile:

  • Gegenseitige Störung möglich

  • Flächenaufwändig (Raum und Flure)

  • Geringere Flexibilität bei neuen Raumanforderungen

Gruppenbüros sind Büros ab sieben Arbeitsplätze. Sie werden meist für Teamarbeit oder für ganze organisatorische Einheiten genutzt.

Vorteile:

  • Gute Koordination der Arbeiten möglich

  • Gute Abstimmung im Team/Projekt

  • Vertretung lässt sich einfach organisieren

  • Flexibilität bei der Umgestaltung der Räume - zum Beispiel Umgruppieren von Arbeitsbereichen

Nachteile:

  • Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten wegen des höheren Geräuschpegels nicht immer möglich

  • Individuelle Regulierung von Beleuchtung, Sonnenschutz und Raumklima nur im geringen Umfang möglich

Das Kombibüro verbindet die Vorteile von Einzel- und Gruppenbüro. Kombibüros bestehen in der Regel aus Einzelbürozellen ("Kojen"), die entlang der Fensterfront angeordnet sind, und einer innen liegenden Gemeinschaftszone. Die Einzelbürozellen haben meist eine kleine Grundfläche und sind zur Gemeinschaftszone hin ganz oder teilweise, im oberen Bereich auch zu den Nachbarbürozellen, verglast. Die Einzelbürozellen dienen dem konzentrierten Arbeiten, während die Kommunikation zwischen den Beschäftigten hauptsächlich in der Gemeinschaftszone stattfindet. Die Gemeinschaftszone bietet außerdem Platz für Kopierer, Drucker und Archive.

Vorteile:

  • Häufiger Wechsel zwischen Team-/Projektarbeit und konzentrierter Einzelarbeit ist gut möglich

Einzelbürozelle

  • Konzentriertes Arbeiten ist möglich

  • Individuelle Regulierung von Beleuchtung, Sonnenschutz und Raumklima möglich

  • Individuelle Arbeitsplatzgestaltung möglich - zum Beispiel Pflanzen, Bilder

  • Geringe akustische Störungen

Gemeinschaftszone

  • Team-/Projektarbeit kann gut erledigt werden

  • Informelle Kommunikation wird gefördert

  • Flexibilität bei Umgestaltung - zum Beispiel Umgruppieren von Arbeitsbereichen

Nachteile:

Einzelbürozelle

  • Geringe Stellfläche für Regale oder Schränke

  • Visuelle Störungen und Ablenkungen wegen Verglasung zur Gemeinschaftszone

Gemeinschaftszone

  • Meist schlechte Versorgung mit Tageslicht

Großraumbüros sind Büros mit einer Fläche ab 400 m2. Die Arbeitsplätze und Arbeitsgruppen können z. B. durch Stellwände, Schränke oder Wandsysteme voneinander abgeschirmt werden. Dadurch wird das Großraumbüro auch gegliedert.

Vorteile:

  • Für Arbeiten mit hohem Koordinationsbedarf und intensiver Zusammenarbeit geeignet

  • Für große Teams oder ganze organisatorische Einheiten nutzbar

  • Gute Abstimmung und Kommunikation im Team und zwischen Teams sind möglich

  • Hohe Flexibilität und schnelles Reagieren auf organisatorische Umgestaltung - zum Beispiel Umgruppieren von Arbeitsbereichen

Nachteile:

  • Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten nicht immer möglich

  • Störeffekte wegen Geräuschpegel (ständig vorhandener Grundgeräuschpegel)

  • Höhere Anforderungen an die akustische Gestaltung

  • In den tieferen Raumzonen schlechte Versorgung mit Tageslicht und keine freie Sichtverbindung nach außen

  • Hoher Aufwand für Klimatisierung

  • Klimatisierung, Sonnenschutz und Beleuchtung sind nicht individuell regelbar

  • Erhöhte Anforderungen an den Brandschutz, die jeweiligen Landesbauordnungen sind zu beachten

Offene Bürolandschaften zeichnen sich dadurch aus, dass verschiedene Funktionsbereiche auf einer zum Teil offen gestalteten Bürofläche zueinander angeordnet sind. Häufig werden die Arbeitsplätze non-territorial genutzt.

Offene Bürolandschaften können bestehen aus:

  • offenen Bereichen mit mehreren Arbeitsplätzen

  • Büro- oder Besprechungszellen z. B. für Führungskräfte

  • sogenannten Think Tanks, kleine Bürozellen zum konzentrierten Arbeiten oder Telefonieren

  • offene Besprechungsbereiche

  • geschlossene Besprechungsräume

  • offene Pausenbereiche (Lounges)

  • geschlossene Technikbereiche

Nicht alle diese Bereiche bieten Plätze, die als Arbeitsplätze genutzt werden können, da sie nicht die Anforderungen erfüllen.

Vorteile:

  • Für unterschiedliche Tätigkeiten stehen verschieden gestaltete Funktionsbereiche zur Verfügung

  • Flexible Anpassung bei Organisationsveränderungen und abwechslungsreichere Gestaltung möglich

  • Bessere Kommunikationsmöglichkeiten, vor allem der spontane Austausch unter den Beschäftigten wird gefördert

Nachteile:

  • Konzentriertes und störungsfreies Arbeiten nicht immer möglich

  • Störeffekte wegen Geräuschpegel

  • Höhere Anforderungen an die akustische Gestaltung

  • In den tieferen Raumzonen schlechte Versorgung mit Tageslicht und keine freie Sichtverbindung nach außen

  • Klimatisierung, Sonnenschutz und Beleuchtung sind nicht individuell regelbar

  • Klimatisierung der geschlossenen Räume ohne Fensterlüftung notwendig

  • Tendenziell höherer Flächenbedarf gegenüber anderen Büroraumformen

  • Bei Raumflächen > 400 m2, erhöhte Anforderungen an den Brandschutz. Die jeweiligen Landesbauordnungen sind zu beachten

Desk Sharing ist eine Organisationsform. Sie kann in allen beschriebenen Büroraumformen umgesetzt werden. Dabei hat nicht mehr jeder Beschäftigte seinen "eigenen" Arbeitsplatz, sondern mehrere Beschäftigte - zum Beispiel einer Organisationseinheit - "teilen" sich sozusagen einen Arbeitstisch (Desk Sharing).

Desk Sharing kann sinnvoll sein, wenn viele Beschäftigte häufig außer Haus arbeiten - zum Beispiel Vertrieb, Kundendienst, Beratung, Office at Home/Telearbeit. Persönliche Unterlagen werden zum Beispiel in einem mobilen Container ("Caddy") untergebracht. Nach Beendigung der Arbeit wird der Arbeitsplatz komplett geräumt.

Desk Sharing wird häufig mit non-territorialen Arbeitsplatzkonzepten verbunden, bei denen die Beschäftigten keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz nutzen.

Auch die Nutzung desselben Arbeitsplatzes im Schichtbetrieb stellt Desk Sharing dar.

Arbeitsplätze, die für Desk Sharing genutzt werden, sollten mit möglichst geringem Aufwand an die jeweiligen Bedürfnisse der Beschäftigten angepasst werden können (z. B. höhenverstellbare Arbeitstische gegebenenfalls mit Memory-Funktion).

Vorteile:

  • Flächen im Büro, Arbeitsplätze und Arbeitsmittel werden stärker ausgelastet

  • Flexible Arbeitsgruppenbildung möglich

Nachteile:

  • Keine individuelle Arbeitsplatzgestaltung zum Beispiel mit Pflanzen, Bildern

  • Dadurch gegebenenfalls fehlende Identifizierung mit der Arbeitsumgebung

  • Erhöhter Aufwand zur Anpassung der Arbeitsplätze an unterschiedliche Körpermaße und Tätigkeiten der Beschäftigten

  • Erhöhter Aufwand für die Organisation

  • Unter Umständen häufigere Reinigung bzw. enge Absprachen zur Sauberhaltung der Arbeitsplätze notwendig

In der Regel sind Call Center in Gruppen-, Großraumbüros und gelegentlich auch offenen Bürolandschaften (Open Space Office) eingerichtet. Call Center können aber auch als Zellenbüros (Ein- oder Mehrpersonenbüros) ausgeführt sein. Dabei stellen Call Center keine eigenständige Büroform dar, sodass die jeweiligen Vor- und Nachteile zutreffen.

Auf Grund des geringen Arbeitsmittelbedarfs (wenig Schriftgut, keine wechselnden Tätigkeiten) werden in Call Centern häufig Arbeitstische mit einer reduzierten Breite von 1.200 mm eingesetzt. Jedoch ist auch hier eine Tischbreite von 1.600 mm und mehr empfehlenswert.

Eine der Hauptaufgaben im Call Center ist das Telefongespräch mit den Kunden. Damit eine ausreichende Diskretion und gute Konzentrationsfähigkeit der Beschäftigten gewährleistet wird, sind an die Raumakustik hohe Anforderungen zu stellen.

Homeoffice/Telearbeit ist eine Organisationsform, bei der die Beschäftigten ihre Tätigkeit ganz oder teilweise außerhalb des Unternehmens durchführen. Telearbeit kann geeignet sein für Arbeitsaufgaben mit hoher Ergebnisorientierung und Termingebundenheit, bei selbstständiger Projektarbeit - also für Arbeitsaufgaben, die sich von anderen Tätigkeiten im Unternehmen abtrennen lassen. Hierzu ist eine entsprechende Informations- und Kommunikationstechnologie erforderlich. Auch das Büro zuhause (Homeoffice) muss allen sicherheitstechnischen und ergonomischen Anforderungen gerecht werden.

Folgende wesentliche Formen der Telearbeit werden angewendet:

  • Ausschließliche Telearbeit (isolierte Telearbeit) - Beschäftigte arbeiten ausschließlich zuhause am PC und kommunizieren über E-Mails, Telefon, Fax oder Videokonferenz

  • Teilweise Telearbeit (alternierende Telearbeit) - Beschäftigte arbeiten sowohl zuhause als auch im Büro des Unternehmens. Die Arbeit zuhause sollte nach Möglichkeit nicht mehr als drei Tage pro Woche betragen

  • Mobile Telearbeit - Beschäftigte arbeiten beim Kunden, unterwegs im Zug oder im Auto, zuhause oder in einem Hotel. Die Beschäftigten sollten von außerhalb auf das interne Kommunikationsnetz des Unternehmens und auf die internen Datensätze zugreifen können

Vorteile:

  • Zeitliche Flexibilität bei der Arbeitsorganisation

  • Ungestörte und konzentrierte Arbeit möglich

  • Motivationsgewinn durch selbstbestimmte Arbeitseinteilung und hohe Selbstständigkeit

  • Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Work Life Balance), Steigerung der Lebensqualität; trifft nicht zwingend bei mobiler Telearbeit zu

  • Wegfall von Fahrten zum Arbeitsplatz im Unternehmen

  • Hilfreich für Menschen mit Einschränkungen, bei besonderen Situationen wie zum Beispiel bei Erkrankungen in der Familie

Nachteile:

  • Soziale Isolierung; die sozialen Kontakte zu Kollegen und Führungskräften sind gering

  • Verlust von Kommunikationsqualität durch Zunahme technischer Kommunikation

  • Abkoppelung von gemeinsamen Lernprozessen im Unternehmen durch fehlende kontinuierliche Kontakte

  • Eindringen von Arbeitsproblemen in das Privatleben

  • Gegebenenfalls auch Störung durch Familienangehörige oder familiäre Verpflichtungen

  • Um ausreichenden Datenschutz zu gewährleisten sind besondere Maßnahmen erforderlich

  • Bei mobiler Telearbeit sind häufig die Arbeitsplatzbedingungen ungünstig

  • Gefahr der "Selbstausbeutung" der Beschäftigten

*)

In der ASR A1.2 "Raumabmessungen und Bewegungsflächen" werden Einzelbüros und Mehrpersonenbüros auch als Zellenbüros bezeichnet.