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Managementsystem organisiert die Arbeitssicherheit an Hochsc...

Schaake, Arbeitssicherheitsjournal 2010, 18

Thema: Managementsystem organisiert die Arbeitssicherheit an Hochschulen
Zeitschrift: arbeitssicherheits.journal
Autor: Monika Schaake
Rubrik: arbeitssicherheit.praxis
Referenz: Arbeitssicherheitsjournal 2010, 18 (Heft 4)

Managementsystem organisiert die Arbeitssicherheit an Hochschulen

Monika Schaake
Schaake: Managementsystem organisiert die Arbeitssicherheit an Hochschulen - Arbeitssicherheitsjournal 2010 Heft 4 - 18

Mit Unterstützung der Unfallkasse NRW entwickelten Hochschulangehörige ein Informations- und Managementsystem für den Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz. Mittlerweile arbeiten 26 Universitäten und Fachhochschulen erfolgreich mit dem Programm, weitere Organisationen sollen folgen.

Eigentlich ist es nur konsequent, dass gerade die Universität Bielefeld so maßgeblich an der (Weiter-)Entwicklung des „Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz-Managementsystems für den Einsatz in Hochschulen und Universitätskliniken (AGU)“ beteiligt ist. Denn wie das AGU ist auch der Campus der 1969 gegründeten Hochschule so logisch strukturiert, dass sich selbst Ortsunkundige auf Anhieb zurechtfinden.

18.000 Studierende und 13 Fakultäten unter einem Dach. Das Ziel: die Abt. Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz im „Gebäudezahn“ des Facility Managements. Hier befindet sich das Büro von Diplom-Umweltwissenschaftlerin Katharina Drechsler, der Leitenden Fachkraft für Arbeitssicherheit der Uni Bielefeld. Drechsler leitet aber nicht nur die Abteilung Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz, sondern ist u.a. auch verantwortlich für die Managementsysteme Arbeits-/Gesundheitsschutz (AGU) und Umweltschutz (EMAS und Din 14001).

„Mit dem System AGU schaffen wir für die Verantwortlichen ein Medium, das mit einfachen Mitteln vollständige Informationen liefert und ihnen so hilft, ihre Pflichten wahrzunehmen“, beschreibt Katharina Drechsler das Ziel des Projekts. Und das System kann mehr: Verknüpfungen auf der Führungsebene lösen konkrete Managementprozesse aus. Das können im Bereich Personalführung z.B. die Übertragung von Aufgaben an konkrete Personen oder die Bestellung von Beauftragten Personen sein. Wichtig auch der Punkt: Kontinuierliche Verbesserung, die nicht nur an die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen erinnert, sondern auch die Festlegung und Bewertung von Zielen und eine jährliche Bewertung des Managementsystems einfordert.

Das AGU-System beruht auf zwei Säulen

Bislang dienten Informations- und Managementsysteme an Fachhochschulen und Unis meist lediglich dazu, Rechtsvorschriften für den Hochschulalltag aufzubereiten und z.B. in Datenbanken bereitzustellen. Neu an dem AGU-System ist laut Drechsler, dass es die gesamte Hochschule aus der Sicht der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes betrachtet: „Ziel ist, wirklich alle Personen in der Organisation abzubilden.“

Das AGU-Managementsystem erlaubt dem Nutzer grundsätzlich Zugang über zwei verschiedene Ebenen: Entweder er orientiert sich an Arbeitsgebieten – dann nutzt der die sogenannte Ablauforganisation. Oder er nutzt die Aufbauorganisation, die ihm die Rechte und Pflichten auf den unterschiedlichen Hierarchieebenen verdeutlicht.

Die Ablauforganisation

Die Ablauforganisation ist aufgeteilt nach den Kernprozessen, im Falle der Universitäten etwa „Lehre und Forschung“, und den unterstützenden Prozessen wie Büro-, Labor- und Werkstatttätigkeiten. Alle Abläufe innerhalb eines Tätigkeitsbereichs sind unter den Aspekten Arbeits- und Gesundheitsschutz beschrieben. Hier finden sich Anweisungen und Regelungen für die Hochschulangehörigen. Über Zugangsfilter – im Fall der Uni Bielefeld die IP-Adresse des Rechners im Hochschutznetzwerk – stellt das System die vorgehaltenen Informationen den Mitarbeitern und Studierenden zielgerichtet zur Verfügung.

Die Gliederung folgt immer dem gleichen Schema: Definition (Zweck) -> Zuständigkeit -> Vorgehensweise mit abgelegten Dokumenten z.B. zur Gefährdungsbeurteilung -> Verfahrenskriterien (auf der Grundlage von Rechtsvorschriften allgemein/spezifisch). Dieses Schema wird in jeder darunterliegenden Ebene eingehalten.

Die Aufbauorganisation

In der Aufbauorganisation sind die Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten aller Angehörigen der Hochschule verbindlich festgelegt. Hierbei unterscheidet das System zwischen Personen mit Verfügungsbefugnissen (Führungskräfte), Personen mit unterstützender Funktion im Arbeits- und Gesundheitsschutz (z.B. Strahlenschutz-, Gefahrgut- und Laserschutzbeauftragte), Interessenvertretungen wie Personalräten und Gruppen mit sogenannten Mitwirkungspflichten, zu denen u.a. die Studierenden zählen. Auch hier ist der Aufbau immer gleich: Allgemeines -> Rechte -> Pflichten -> Ansprechpartner auf der Grundlage des allgemeinen Organigramms.

Die Rechte hält ein Verein

Am AGU-System war eine Reihe von Hochschulangehörigen aus unterschiedlichen Hochschulen beteiligt, und die Unfallkasse NRW unterstützte das Projekt finanziell. Schließlich kam die Frage nach den Urheber- und Eigentumsrechten an dem komplexen Paket auf. Am 22. Januar 2009 fand die Gründungsveranstaltung des „Vereins zur Förderung des Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzes e.V.“ statt, der die Rechte innehat und das System kontinuierlich weiterentwickelt (siehe Kasten „Das Projekt“).

Hochschulen, die das System übernehmen wollen, werden Mitglieder des Vereins. Neben der jährlichen Mitgliedsgebühr von 2.500 € zahlen sie eine einmalige Installationsgebühr ab 3.000 € je nach Aufwand. Den Support leistet ein vom Verein angestellter Techniker. AGU basiert auf Contentmanagement-System Typo 3, das als Open-Source-Software kostenlos zur Verfügung steht und an die unterschiedlichsten Bedürfnisse angepasst wird.

Die Hochschulen übernehmen die Struktur der Ablauf- und Aufbauorganisation. Das sogenannte Zentralsystem kann nur mit Zustimmung der übrigen AGU-Mitglieder geändert werden, alle weiteren, frei wählbaren Informationen bestimmt die Hochschule selbst. Das Weblayout wird an das Corporate Design angepasst. Die Mitglieder können wählen, ob sie AGU als reines Informationssystem implementieren oder auch Führungs- und Managementprozesse darüber steuern wollen.

Übertragbar auf weitere Organisationen

Für Katharina Drechsler, Beiratssprecherin und mitverantwortlich für die inhaltliche Arbeit, ist das AGU ein „dynamisches System, das sich ständig weiterentwickelt und sich am aktuellen Stand der Technik im Arbeits- und Gesundheitsschutz orientiert“. Die Pflege und Aktualisierung des Systems tragen die beteiligten Hochschulen als Mitglieder des Vereins selbst, sodass das Projekt nicht weiter von den Unfallkassen subventioniert werden soll.

Geplant ist jetzt, das System für weitere Branchen auszubauen. So arbeitet man an Zentralsystemen, die die Abläufe und Entscheidungswege in Universitätskliniken und Kommunen abbilden. Konkrete Projekte gibt es z.B. zusammen mit der Uniklinik Bonn und Organisationen wie den Kommunen Kreis Mettmann und den (Mittel-)Städten Euskirchen, Troisdorf und Remscheid u.a.

Fazit:

Auch wenn das AGU-Projekt auf die Situation in (Hochschul-)Verwaltungen zugeschnitten ist, lohnt sich ein Blick auf die Struktur. Interessant vor allem die unterschiedlichen Zugangsmöglichkeiten über die Funktionen (Verantwortlichkeiten) oder über die Arbeitsbereiche (von der Verwaltung bis zur Werkstatt). Das konstante Gliederungsschema gewährleistet eine schnelle Orientierung. „Als Informationssystem liefert AGU Basiswissen“, fasst Drechsler zusammen. „Zum Managementsystem ausgebaut kann es helfen, Mängel aufzuspüren und die Qualität des Arbeitens zu erhöhen.“

Auf einen Blick

Das Projekt „Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz-Managementsystem für den Einsatz in Hochschulen und Universitätskliniken (AGU)“

Die Initiative zur Entwicklung eines Managementsystems für Hochschulen ging von der Unfallkasse NRW aus. Gemeinsam mit der Fachhochschule Münster und der Hochschule Niederrhein entwickelte man eine erste Version des heutigen Systems, die in Münster im Wintersemester 2004/2005 implementiert wurde.

Zusammen mit dem Beratungsunternehmen InnovaKom aus Paderborn bauten Fachleute der Universität Bielefeld, der Fachhochschule Münster und der Unfallkasse zwischen 2005 und 2007 das System weiter aus. Es entstand das übertragbare Informations- und Managementsystem AGU, das mittlerweile 17 Universitäten und Fachhochschulen in NRW sowie acht weitere Hochschulen, darunter die Universität Bremen und die TU München, nutzen.

Das AGU-Managementsystem ist ein Internet-/Intranetbasiertes Portal. Die beteiligten Hochschulen etc. können das übergreifende Zentralsystem als Basis nutzen und ihre eigenen Komponenten einpflegen. Zur Wahrung der Urheberrechte am AGU gründeten die beteiligten Institutionen 2009 den „Verein zur Pflege und Weiterentwicklung des Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzes e.V.“, dem neue Nutzer beitreten. Ziel des Vereins ist die „Pflege und Weiterentwicklung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes in den jeweiligen Einrichtungen“ mittels des AGU-Managementsystems.

www.agu-hochschulen.de

Die Leitlinien bei der Entwicklung/Umsetzung des AGU-Managementsystems finden sie auf www.arbeitssicherheit.de Webcode 16271