Abschnitt 4 - 4 Organisation der Unterweisung
Eine erfolgreiche Unterweisung bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Dabei müssen folgende organisatorische Rahmenbedingungen erfüllt sein bzw. festgelegt werden:
Auswahl und Vorbereitung der Unterweisungsthemen (aus der Gefährdungsbeurteilung),
Festlegung der jeweiligen Teilnehmer,
Festlegung der Termine (Zeitpunkt, Dauer),
Auswahl und Bereitstellung der Räumlichkeiten und der besonderen Hilfsmittel (Maschinen, Medien),
gegebenenfalls Absprachen mit beratenden oder unterstützenden Fachleuten.
Zeitpunkt und Zeitdauer müssen passend zum Ablauf des Arbeitstages festgelegt werden. Günstig ist es, die Unterweisung gleich nach Arbeitsbeginn oder direkt nach Arbeitspausen einzuplanen. Weniger Erfolg versprechend ist eine Unterweisung vor Pausen oder kurz vor Arbeitsende, da die Teilnehmer dann schon ermüdet sein können oder ihre Gedanken sich mehr mit der Pause oder dem bevorstehenden Feierabend beschäftigen.
Abhängig vom Unterweisungsthema, den Teilnehmern und den angestrebten Unterweisungszielen ist auch die Zeitdauer für die Unterweisung unterschiedlich. Sie sollte im Allgemeinen 30 Minuten nicht überschreiten. Erfordern umfangreiche Themen mehr Zeit, sollten regelmäßig kurze Pausen berücksichtigt oder eingeplant werden, damit die Aufnahme- und Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer erhalten bleibt.
Kurze (15- bis 30-minütige), inhaltlich nicht überfrachtete, dafür aber häufiger stattfindende und an aktuellen Problemen orientierte Unterweisungen sind weitaus effektiver als einmal jährlich stattfindende Veranstaltungen von eineinhalb- oder zweistündiger Dauer.
Die räumlichen Voraussetzungen richten sich nach den betrieblichen Gegebenheiten.
Unterweisungen können durchgeführt werden
am Arbeitsplatz, wenn es für die Durchführung der Unterweisung erforderlich und sinnvoll ist,
im Meisterbüro,
im Pausenraum,
im Ausbildungs-, Besprechungs- oder Schulungsraum und
an PC- oder Dialogstationen.
Die Auswahl des Unterweisungsortes richtet sich zunächst nach den Inhalten.
Günstig ist es, wenn Störungen durch Lärm, Telefon und an der Unterweisung nicht beteiligte Personen vermieden werden.
Die Teilnehmerzahl sollte möglichst 15 Personen nicht überschreiten.
Bei Unterweisungen mit praktischen Übungen oder Unterweisungen "vor Ort" an einer Maschine muss die Teilnehmerzahl weiter reduziert werden.
Die Teilnehmer müssen so ausgewählt werden, dass die Unterweisungsthemen für alle etwa im gleichen Umfang von Bedeutung sind. Dabei sollte auch der Kenntnis- und Erfahrungsstand der einzelnen Teilnehmer berücksichtigt werden.
Das gemeinsame Unterweisen von Neulingen und den so genannten "Alten Hasen" kann sich förderlich oder hemmend auswirken. Förderlich kann sein, wenn die beiden Gruppen voneinander lernen können. Hemmend kann sein, wenn "Alte Hasen" sich in Unterweisungen als unbelehrbar geben.
Bei Neulingen muss tendenziell mehr an betriebsbezogenem Wissen vermittelt werden, wogegen der Aufwand für Motivation geringer sein kann. Bei den "Alten Hasen" werden Motivation und Reaktivierung des Wissens mehr im Vordergrund stehen.
Die ausgewählten Teilnehmer müssen rechtzeitig über Zeit, Ort und Thema der Unterweisung informiert werden.
Die Räumlichkeiten und Hilfsmittel müssen ebenfalls rechtzeitig reserviert oder beschafft werden, weil die Unterweisung ansonsten gegebenenfalls nicht durchführbar ist.