Abschnitt 3.4 - 3.4 Dokumentation der Prüfungen
Ermächtigte Sachverständige haben durchgeführte Prüfungen in einer Prüfbescheinigung (Prüfergebnis) und in einem zugehörigen ausführlichen Prüfbericht zu dokumentieren (siehe Anhang 2: Anforderungen an die Dokumentation von Prüfungen).
In der Prüfbescheinigung sind die Ergebnisse der Prüfungen mit dem Befund und den daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen nachvollziehbar und allgemein verständlich darzustellen. Dabei ist eine eindeutige Aussage zu treffen, ob und unter welchen Bedingungen das maschinentechnische Arbeitsmittel der Veranstaltungstechnik weiterhin sicher verwendet werden kann.
Im Prüfbericht sind die Prüfmethoden und Prüfschritte sorgfältig zu dokumentieren. Wenn die Ergebnisse nicht eindeutig und sicher sind, ist dieser Sachverhalt offen darzulegen.
Zur Darstellung der vollständigen Historie des maschinentechnischen Arbeitsmittels der Veranstaltungstechnik ist eine Zusammenfassung aller erforderlichen Dokumente sinnvoll. Es sollen dort alle für die Prüfung relevanten Dokumente enthalten sein. Die Aufzeichnungen sind über die gesamte Verwendungsdauer des Arbeitsmittels aufzubewahren.
Die Prüfdokumentation soll insbesondere enthalten:
Konformitätserklärung des Herstellers
Risikoanalyse des Herstellers (sofern das Arbeitsmittel nicht in den Geltungsbereich der Maschinenverordnung fällt)
Prüfanweisungen und Prüfkriterien des Herstellers
Nachweise der Prüfungen beim Hersteller (z. B. Vor- und Bauprüfung)
Werkszeugnisse von sicherheitsrelevanten Bauteilen (z. B. Drahtseile)
Prüfdokumentation von qualifizierten Personen für besondere Technologien, z. B. Nachweise über die Eignung der Steuerung
Nachweise der Prüfungen vor der ersten Inbetriebnahme (z. B. Abnahmeprüfung oder Prüfung auf ordnungsgemäße Errichtung, sicherheitstechnische Funktionen und Einrichtungen, statische Berechnungen und/oder deren Nachweise, Probebelastungen, Ausrüstung und Betriebsbereitschaft)
Prüfungen nach wesentlichen Änderungen
Nachweise von wiederkehrenden Prüfungen
Ergebnisse von Nachprüfungen (sofern durchgeführt)
Name und Unterschrift der bzw. des Ermächtigten Sachverständigen; bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten eine elektronische Signatur
Die Dokumentation der Prüfungen bei Montage und Gebrauch am Betriebsort wird vom Umfang und Inhalt der Prüfungen bestimmt.
Bei einfachen gebrauchsfertigen maschinentechnischen Arbeitsmitteln, z. B. bei Stativen, kann auf eine Prüfdokumentation verzichtet werden (siehe auch Abschnitt 3.2.3).
Für maschinentechnische Arbeitsmittel der Veranstaltungstechnik, die eine folgerichtige Montage am Betriebsort erfordern, z. B. bei Flugwerken oder Kamerakranen, kann die Durchführung der Prüfung anhand einer Checkliste dokumentiert werden.
Prüfungen können auch in elektronischer Form dokumentiert werden.
Werden Prüfungen durch betriebliche Regelungen (z. B. qualitätsgesicherte Verfahrensanweisungen) vollständig beschrieben, dann kann die Durchführung der Prüfungen mit Prüfplaketten oder ähnlichem dokumentiert werden. Weitere Hinweise zur Kommunikation und Dokumentation der Prüfergebnisse, siehe Abschnitt 5.3.