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Risikofaktor Fremdfirmen

Insbesondere der Schutz und der Erhalt der Kunstgegenstände stellt eine Aufgabe dar, die ohne eine systematische Betrachtung hohe Risiken birgt. Genannt werden kann hier z.B. der Einsatz von Fremd- und Subunternehmern in Kunst- und Kultureinrichtungen. Fremdfirmen führen in allen Wirtschaftsbereichen immer wieder Schäden herbei, die auf fehlende Abstimmungen oder fehlendes Fachwissen zurückzuführen sind. Besonders Brände oder Sachbeschädigungen stellen dabei eine Gefahr für Kunst- und Kulturgut dar, da sie in der Regel irreversibel sind.

Erste Schritte beim Risikomanagemet

Die elementaren Bestandteile des Risikomanagements sind in diesem Fall:

1. □

   eine systematische Vorgehensweise in der Ausschreibung und Auswahl von Fremdleistungen,

2. □

   die Schulung von Fremdfirmenmitarbeitern

3. □

   der präventive Schutz von Gegenständen im Hinblick auf Schäden durch Fremdfirmen,

4. □

   die Definition von Mindestanforderungen an Fremdfirmen oder

5. □

   das Auditieren der Dienstleister.

Für den Bereich der Kunst- und Kultureinrichtungen gibt es bisher keine etablierten „Standard-Vorgehensweisen“ für ein Risikomanagement. Die bisher sicherlich am häufigsten betrachteten Risiken des Diebstahls oder der Beschädigung durch Besucher sind ein Teil von verschiedenen Handlungsfeldern und Gefahren, die betrachtet werden müssen.

Unvergessen z.B. der als „Säurespritzer“ bekannt gewordene gebürtige Hamburger, der 20 Jahre im Gefängnis saß, weil er in den 70er-Jahren immer wieder Kunstwerke verätzte und dadurch Millionenschäden verursachte. Der sogenannte Bilderschänder war auch nach seiner Entlassung aus der Psychiatrie nicht zu stoppen. Er setzte trotz höchstrichterlicher Zutrittsverbote in Museen und Bilderausstellungen sein zerstörerisches Werk zuletzt 2006 im Amsterdamer Reichsmuseum fort.

Für Kunst- und Kultureinrichtungen lassen sich etablierte Vorgehensweisen des Risikomanagements von Unternehmen übernehmen. Spezialisten im Bereich des Risikomanagements – wie z.B. DEKRA – wenden hierzu in Seminaren geeignete Analysemethoden an. In den moderierten Workshops ermitteln alle Teilnehmer offene Handlungsfelder ihrer Kultureinrichtung.

Eine besondere Gefahr geht von Feuer aus. So schätzen Experten z.B., dass beim Brand der Anna-Amalia-Bibliothek 2004 in Weimar durch Feuer und Löschwasser insgesamt 70.000 wertvolle Bücher aus dem 16. bis 18. Jahrhundert zerstört wurden. Genannt werden können hier insbesondere die Gefahrenfelder:

1. □

   technische Havarien

2. □

   Unfälle

3. □

   Brand und Explosion

4. □

   Naturkatastrophen

5. □

   kriminelle Handlungen

6. □

   unsachgemäßer Umgang mit Kunst und Kulturgut

Bei der Analyse der Gefahrenfelder werden in der Regel eine große Anzahl von „offenen Baustellen“ entdeckt, die bisher nicht oder nur unzureichend berücksichtigt sind. Hier ist es wichtig zu erkennen, dass es sich nicht um das Aufspüren von Mängeln handelt, sondern um den ersten Schritt zur Optimierung des Risikomanagements hin zu einem wirksamen und nachhaltigen Schutz des Kunst- und Kulturgutes.

Die Erkenntnis über die Notwendigkeit eines systematischen Ansatzes im Risikomanagement kann dabei schon als Vorsprung gegenüber der Führungskultur in anderen Einrichtungen verstanden werden und hat eine nicht zu unterschätzende Aussagekraft gegenüber Leihgebern und Besuchern. Die systematische Bearbeitung von möglichen Gefahren ist also auch als Wettbewerbs- und Reputationsvorteil für Kunst- und Kultureinrichtungen nicht zu unterschätzen.

Im Anschluss an die systematische Betrachtung von ermittelten Gefahrenfeldern lassen sich notwendige „Barrieren“ und „Wiederherstellungsmaßnahmen“ definieren.

Beispiel: Evakuierungsplan Staatliche Kunstsammlung Dresden

Sollten alle Maßnahmen zur Verhinderung eines Ereignisses fehlschlagen, kann die Abarbeitung eines Evakuierungsplanes das Eintreten von Schäden oder Verlusten verhindern. Dies kann z.B. bei plötzlichen Überschwemmungen oder dem Totalausfall der Klimatisierung von Räumen erforderlich werden.

Evakuierungspläne werden dabei unter Berücksichtigung der Relevanz des Kunstgutes und der konkreten Gefährdung aufgestellt. Für alle Kunstgegenstände werden Anweisungen erstellt, die die Demontage, den Transport und die weitere Verbringung genau definieren. Berücksichtigt werden Anforderungen an Werkzeuge, die Verpackung, klimatische Bedingungen und weitere Umwelteinflüsse. Evakuierungspläne geben auch vor, wohin, durch wen und in welchem Umfang Kunstgegenstände überhaupt evakuiert werden müssen.

Die Staatliche Kunstsammlung Dresden hat diese Erfordernis bereits erkannt und Evakuierungspläne unter der fachkundigen Anleitung von Thomas Knippschild, DEKRA Industrial GmbH, erstellt. Im konkreten Fall wurde für die Sammlungen im Dresdner Zwinger sowie im Residenzschloss ein Evakuierungsmanagement erarbeitet. Hintergrund: Die Erfahrungen aus dem Augusthochwasser 2002 in Dresden/Sachsen haben gezeigt, dass eine sinnvolle und koordinierte Abstimmung wesentlich dazu beitragen kann, die Sicherung des Kunst- und Kulturgutes im Gefahrenfall effizient zu gestalten.

Ein solches Evakuierungs-Management verlangt ein gut durchorganisiertes und abgestimmtes Vorgehen, sodass in einer unübersichtlichen, oft chaotischen Situation mithilfe eines vorkonzipierten Leitfadens wesentliche Strukturen und Vorgehensweisen geebnet sind. So werden in kürzester Zeit Entscheidungen vorbereitet und aktive Maßnahmen zur Rettung der Kunstschätze eingeleitet. Insbesondere soll die Leitstelle – der Notfallstab – gewähren, dass Ressourcen an Personal und Material sowohl zeit- wie kosteneffizient eingesetzt werden. Hierzu sind Aspekte der Information und Kommunikation als wesentliche Bestandteile einer Handlungsanleitung zu sehen.

Fazit: Externes Knowhow nutzen

Die rechtlichen Anforderungen verlangen von Führungskräften und Sicherheitsexperten eine effektive Struktur und Organisation aller Aufgaben, Prüfungen und Unterweisungen. Geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen führen zu einer immer größer werdenden Selbstverantwortung. Eine systematische Aufarbeitung der bestehenden Struktur und die Ermittlung notwendiger Änderungen sollten dabei zur Vermeidung von „Betriebsblindheit“ mit externen Spezialisten durchgeführt werden.

Nur durch eine ganzheitliche Analyse der bestehenden Risiken lassen sich effektive Maßnahmen planen. In der Erkenntnis, dass ein Risiko immer durch die Kombination von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß bestimmt ist, lassen sich mit der richtigen Vorgehensweise die meisten Risiken minimieren. Da es in den meisten Unternehmen keine Spezialisten für das Risikomanagement sowie die Vernetzung von Maßnahmen gibt, sollten hier effektive Prozesse mit externer Unterstützung eingeführt werden.