Dokumentation
Der Arbeitgeber muss das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die hieraus abgeleiteten Arbeitsschutzmaßnahmen und das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung in Form von Unterlagen dokumentieren. Bei gleichartiger Gefährdungssituation genügt es, wenn die Unterlagen zusammengefasste Angaben enthalten.Die Dokumentationspflicht besteht vorbehaltlich besonderer Rechtsvorschriften und behördlicher Anordnungen allerdings nur für Arbeitgeber mit mehr als zehn Beschäftigten (§ 6 Abs. 1 ArbSchG).
Auch Unfälle, bei denen ein Beschäftigter getötet oder mehr als drei Tage ganz oder teilweise arbeitsunfähig wird, müssen vom Arbeitgeber erfasst (§ 6 Abs. 2 ArbSchG) und dem Unfallversicherungsträger innerhalb von drei Tagen angezeigt werden (§ 193 SGB VII).
Zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation gehört insbesondere die Aufzeichnung
- der Gegenstände der Gefährdungsbeurteilung,
- der Beurteilungskriterien und -methoden,
- der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung,
- der zugrunde liegenden Rechtsgrundlagen,
- der abgeleiteten Arbeitsschutzmaßnahmen und
- der Verantwortlichen und Beteiligten.
Anlagen wie Protokolle von Betriebsbegehungen, Erhebungsbögen, Gefährdungskataloge, Messprotokolle oder Unterweisungsmaterialien können die Dokumentation ergänzen.
Abgesehen von den gesetzlichen Dokumentationspflichten kann eine ordnungsgemäße Dokumentation verschiedenen Zwecken dienen, insbesondere als
- Nachweis der Einhaltung der rechtlichen Vorschriften gegenüber den Arbeitsschutzbehörden und der Berufsgenossenschaft,
- als Grundlage für die Beteiligungsrechte des Betriebsrats,
- als Grundlage für die Unterweisung der Beschäftigten,
- als Grundlage für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des Betriebsarztes, des Sicherheitsbeauftragten und des Arbeitsschutzausschusses,
- als Grundlage für Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung,
- als Grundlage für die Entwicklung eines Arbeitsschutzmanagements.
